ロジカルシンキングの知識・勉強

【会議の効率化】運営・進め方13のポイント

会議の効率で困っているビジネスパーソンは大変多いです。

「会議がいつも時間どおりに終わらない」

「会議をやったけど、何も決まらなかった」

「会議で決めたことが、いつの間にか無かったことになっている」

等々、ビジネスパーソンの会議に関する悩み、不満は尽きません。

ここでは、そうした悩みをお持ちの方に向けて、会議を効率的に行うための11個のポイントを紹介します。会議のフェーズを事前準備、会議中、会議後に分けて、それぞれのポイントを解説していきます。

事前準備のポイント

ポイント1.議題を決める

まず重要なのは、議題を明確にするということです。その会議の、その参加者でなければ、決められないことが議題としてあるべきで、そうでないなら、別の機会にするか、あるいはメールで配信することも選択肢となります。

ポイント2.資料の完成度を高める

会議に出すたたき台の完成度を高めることは、会議の効率を上げる高めるでの大前提になります。ただし、これは装飾をつける、見栄えをよくするということではなく、議論するのに必要な情報を抜けや重複なく簡潔に示すということを意味します。(前者のために時間を費やすのは本末転倒です)

これにより、資料に書いてあることの確認や不足情報の確認に時間をとられなくて済みます。枚数の多い資料では、サマリーをつけるということも重要です。

プレゼン資料の作り方は、プレゼン資料の作り方 を参照ください。

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ポイント3.資料を事前に配布する

完成度を高めた資料を会議の何日か前に事前に配っておくことで、参加者が会議で何を言うべきかという事前準備をすることができます。

しかし、中途半端なたたき台だったり、参加者がそのことについて十分な知識がない状態であまりに詳細な資料を事前に配布すると、逆に混乱を招く場合があるので注意が必要です。

たたき台を十分に用意できない場合は、アジェンダ(議題)だけでも先に配布して共有するようによいでしょう。

ポイント4.必要に応じて宿題を課す

会議を効率的に進めるには、自分がたたき台をしっかり作るだけでなく、他の参加者にも必要に応じて宿題を課す必要があります。

ポイント5.キーマンに予め資料の内容を説明しておく

往々にしてどの組織にも、会議での発言回数が多く、よくも悪くも会議の結論を左右する人がいます。特にその会議で意思決定をしたい場合は、その人に事前に内容を理解してもらうことで、本論とは外れた話にならないように予防することができます。

俗に言う根回しですが、根回しは過度にならない範囲であれば、必要事項として捉えるべきでしょう。

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会議中のポイント

ポイント6.会議のゴールイメージと参加者の役割を明確にする

まず会議を始めるときにゴールイメージを参加者に明示する必要があります。ゴールは意思決定なのか、単なる情報共有なのか、あるいはディスカッションなのか。そして、参加者の役割を明確にすることも重要です。主な役割としては、決裁者、主催者、ファシリテーター、書記などがあります。

ポイント7.論点を絞る

論点を明確にすることで、参加者が無駄な議論をすることを予防できます。前述のようにサマリーに論点を書くことが重要です。ここで注意が必要なのは、議題ではなく論点ということです。つまり、単に○○についてではなく、例えば○○を▲▲したいがYESか?NOか?という具体的な議論のポイントのことをいいます。

そして大事なことは、論点は重要なこと絞るということです。

ここでいう重要なこととは何か?

それは、その課題が解決できれば、他の課題も連鎖的に解決できるボトルネックとなっていることです

ボトルネックの考え方は、以下ページに譲りますが、この時点でこれを絞り込むことで、会議から出される結論がより効果の高いものになります。

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ポイント8.うまくファシリテーションする

ここまで準備ができていても、参加者の一言で会議が予期しない方向に進むこともあります。この場合は進行役のファシリテーションが重要になってきます。

そのために、ファシリテーターは以下の事象に気を配り、常に論点に集中させるように是正することが重要です。

・立場の強い人の意見に引きずらてしまう
・個別の論点に入り込んでしまい抜け出せなくなる
・逆に抽象度の高い論点になってしまう

ポイント9.タイムマネジメント

つぎに重要なのがタイムマネジメントです。タイムマネジメントうまく行うためには、以下の点に留意する必要があります。

・アジェンダの事前共有やゴールイメージの共有など前項のポイントを守り、参加者にも十分に周知しておく
・検討事項を多くしすぎない
・上述のファシリテーションを上手に行う

ポイント10.結論を明確にする

ここまで来たら、あとは結論を明確にするだけです。 参加者は議論に集中していると、何が結論だったか忘れてしまうので、ファシリテーションする人が、議論の結果から導かれた結論を復唱してあげると、参加者の記憶に定着するようになります。

会議後のポイント

ポイント11.議事録を共有する

会議後のポイントとして最も重要なことは、その会議で決まったこと、議論されたことを参加者(場合によっては参加者以外のキーパーソン)に共有することです。特に誰が何をやることになったのかを公式のものとすることで、担当者の責任をより明確にすることができます。

ポイント12.課題や決定事項が予定どおり行われているかをチェック

単に議事録を配布するだけでなく、その議事録に書かれた課題や決定事項が担当者によって責任を持って実行されているかを定期的にチェックすることも重要です。

ポイント13.決定事項に対する不満を持つ人へのケアを行う

会議の決定事項が全会一致になることは少なく、その決定事項に対して少なからず不満を抱く人も出てきます。会議の決定事項を進める上ではそうした人たちの協力が不可欠になる場合が多いので、会議後にフォローをすることを忘れてはいけません。

まとめ

いかがでしたでしょうか。会議を効率的に進めるためにやることが、結構多く見えたかもしれません。しかし、このプロセスを愚直に踏むことによって、個々の会議を有意義なものにできるので、会議のための会議とか、前の会議のフォローのための会議といった、付随する会議を減らすことにつながります。

全てを一気にトライするのは、大変なので、実務の中でひとつひとつ試してみることをおすすめします。

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元リーマン管理職+副業歴15年、海外、独立起業などの経験を踏まえて、仕事、経営、キャリア、海外に関することを発信しています。