人材管理・リーダーシップ

部下に仕事を任せる(権限委譲する)ための4つのポイント

 

多くの管理職の方が部下に仕事を任せる(権限委譲)で悩みを持っているかと思います。

悩んだ結果自分で全部抱え込んでしまう、もしくは特定の人にだけ仕事をふってしまう、そんなことも一度や二度ではないことでしょう。

実際この記事にもあるように「部長・課長の約4割「特定の人に仕事が偏ってしまう」ことが悩み」としてあげられています。

部長・課長の約4割「特定の人に仕事が偏ってしまう」ことが悩み 風通しが良いと思う企業は「グーグル」「サントリー」「Apple」

 

こちらは本の内容を引用したツイートですが、課長の問題点のひとつとして権限委譲できないことと書かれています。

課長が陥りやすい問題点: (1)権限委譲がうまくできない (2)部下の管理が不得手である (3)強いチームを構築できない (4)仕事を成し遂げることのみ考えている (5)一般社員の中から自分のクローンを選ぶ (引用:『リーダーを育てる会社 つぶす会社』)

 

この記事では、そんな管理職の方に向けて、権限委譲がスムーズにいくポイントを解説していきます。

 

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権限委譲とは

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一般的に意思決定権限や業務執行権限を下のレベルの従業員に渡すことです。

簡単に言うと、部下に任せるということです。

権限委譲をうまく進めるためには、委譲される下位の従業員が適切なリソース(ヒト・モノ・カネ)を持つことと、周囲からの協力体制構築が必要になります。

 

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権限委譲のメリット

会社組織として重要なことは、品質の高い仕事ができることです。権限委譲は、下位レベルの従業員に適切な意思決定を促せるという意味で、組織全体で仕事の品質を高めることにつながります。

また、権限委譲は下位の従業員が責任感を持って仕事をすることにもつながり、それは従業員のモチベーションアップにもつながります。そうした意味でも仕事の品質向上を期待できます。

マネージャーにとっても権限委譲の効果は大きく、最も大事なことは、マネージャー自身が本来やらなければならないタスクに集中する時間を増やせるということです。特にマネージャーは日々処理しなければ案件が非常に多く、ときにそれは複雑なものです。

もし、適切な権限委譲ができれば、複雑な状況整理は部下に任せて、マネージャーとして俯瞰的に部門全体をマネジメントすることに集中できるようになるのです。

個々のタスクの専門性が従来よりも高まってきたり、過去の成功体験が必ずしも通用しなかったりするケースでは、マネージャーによる適切な権限委譲は、マネージャー、部下だけでなく、組織に対しても大きなメリットをもたらします。

 

権限委譲がうまくいかないケース

ひとつは、マネージャーが権限委譲に積極的でない場合があります。なぜなら、マネージャーが部下に権限委譲をすることで、かえってマネージャーのタスクが増えることを恐れてしまうからです。

往々にして部下は経験が浅く、委譲された仕事を完遂するのに、マネージャーの助けを必要とします。マネージャーから見ると、わざわざ部下に教えながら仕事を進めるなら、自分がやった方が早いと感じてしまい、次からはマネージャー自身が仕事を抱え込むようになるのです。

もうひとつは、マネージャーがサポートをしない「放置」によって失敗するケースです。マネージャーが適切な指導をすることを面倒に思って、マネージャーが委譲した仕事を任せきりにしてしまうと、マネージャーからのサポートが得られない部下は自分が放置されていると感じてモチベーションをどんどん下げてしまいます。そして、自分の経験だけでは突破できない局面では、解題解決そのものを諦めてしまうこともあります。

 

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権限委譲をうまくいかせるには

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権限委譲をうまくいかせるには、次の4つのポイントに留意が必要です。

方法1.権限委譲するタスクを見極める

部下にとって、簡単すぎず、難しすぎないタスク選定が重要です。部下も個々の能力が違いますので、それぞれの部下に応じたタスク選定が必要です。ここまでは、おそらく多くのみなさんが理解できていることかと思います。

方法2.権限委譲した際の成功を定義する

部下が任されたタスクを最初から100%遂行することは期待できないでしょう。

だからこそ、どこまでのことができれば、その権限委譲は成功だったとするかを事前に定義することが重要です。

例えば、新人であれば、会議の段取りから仕切りまでができたというゴールがあるでしょう。また、より上位の部下であれば、30%程度のマネージャーのサポートでひとつのプロジェクトを完遂できたなどが成功の定義としてあります。もっと上位になれば、意思決定権限を委譲することになり、ビジネスの結果だけが成功定義になる場合もあります。

多くの場合で、こうした定義が曖昧な部下に仕事を任せるので、うまくいかなったり、部下・上司双方の不満のなったりしてしまうのです。

方法3.部下と委譲する権限について事前に確認する

成功の定義がある程度できてくると、マネージャーの中でどこまでは部下にやって欲しいというイメージが大まかなに出来上がってきます。

それを元に、事前に部下と話をすることが大事です。部下との間で、何までは任せることができるのか、どのようなことは事前にマネージャーに相談を仰ぐべきなのかなどを話合っておくことで、後から双方の思い違いが起きないようにすることができます。

方法4.最初は労力がかかるものと覚悟する

部下と事前に話し合いをするとはいっても、当然事前の想定どおりにはならないケースもあります。そうしたときに、事前の打合せで任せた範囲を決めたからとして、支援を怠ると上で書いたような「放置」につながってしまうので、想定からずれた事象が発生した場合には、マネージャーは支援のための時間を割くと覚悟しておくことも重要になります。

この最初の苦労を乗り越えることで、権限委譲された部下が大きく育って、将来自分をラクにしれくれる存在になっていくのです。

ちなみに、こちらは私がやって効果の高かった権限委譲です。もちろん、最初のうちは綿密な事前準備は欠かせないです。以下のツイートもご参考までに載せておきます。

管理職やっていた経験から一番よかった権限委譲は、「僕の代わりに会議出て決めてきて」でしたね

もちろん、事前に落としどころのすり合わせをしておくし、決定事項には責任をもつ腹で送り出しますけど

会議同席だと部下が上司の顔色を伺って自分で考えなくなってしまいますからね

 

私は、任せた仕事をどのように管理するかについて、以下の記事にも書いた1on1ミーティングがよいと思っています。ここで部下の側から問題点や不安に思っていることを話してもらって、自分で解決策を考えるように促していくのです。詳細は以下の記事をご覧ください。

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まとめ

権限委譲はマネージャー、部下、組織の成長のために避けては通れないものですが、不適切な権限委譲はかえって組織の生産性を落とす結果となります。権限委譲の効果とそのために必要なことをよく理解した上で、権限委譲を組織の生産性を最大限高めるように活用することが、マネージャーの大事な資質であるとも言えます。

 

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元リーマン管理職+副業歴15年、海外、独立起業などの経験を踏まえて、仕事、経営、キャリア、海外に関することなど、ビジネスパーソンとしての戦闘力を高めるための情報を発信しています。 ツイッターアカウントはこちら