ロジカルシンキング

わかりやすいプレゼン資料の構成・作り方【8つのステップで解説!】

わかりやすいプレゼン資料の構成・作り方【8つのステップで解説!】

 

こんにちは、セーシン(@n_spirit2004)です。

ビジネスの場面で目にするプレゼンテーションの中には、残念ながらわかりにくいものや、興味のもてないものに出会うことも少なくありません。

みなさんの中にも、「プレゼンがうまくならない」という悩みをお持ち方もいることでしょう。

プレゼンテーションでは、発表者による説明の仕方と、紙やスライドなどの資料構成という2つの要素が重要になります。

ここでは資料にスポットをあて、ロジカルシンキングの基礎を活用した聞き手を戸惑わせない、飽きさせないプレゼン資料の作り方を紹介していきます。

 

ステップ1.プレゼンの目的を明確にする

まずプレゼンテーションをする上での大前提として、プレゼンテーションをする上での目的を明確にする必要があります。

 

プレゼンの目的を考える際に重要な2つのこと

目的を考える際には、以下2つのことを考えます。

  1. プレゼンをすることで、自分がどうしたいのか?
  2. そのプレゼンをすることで相手にどうなっていてもらいたいのか?

この2つのことを正しく言語化することで、何のためにプレゼンをするのかがより明確になります。

また、プレゼンをしようとすると、自分の言いたいことばかり話してしまって、相手にどうしてもらうべきだったのかを伝えることを忘れがちです。

そうした意味でも、特に2つめの「そのプレゼンをすることで相手にどうなっていてもらいたいのか?」を予め考えておくこと、とても重要です。

プレゼンの目的例

  • 自分の取り組みを承認してもらいたい
  • 商品を買ってもらいたい
  • パートナーシップを築いてもらいたい

 

プレゼンの目的別:整理事例

以下に目的別に自分がどうしたいか、相手にどうなってもらいたいかを例示します。

プレゼンの目的 自分がどうしたいか 相手にどうなってもらいたいか
意思決定 意思決定をしてもらえるように漏れなく情報を開示する 意思決定してもらう
情報共有・報告 正確な情報を過不足なく伝える 正確に情報を知ってもらう
ディスカッション 現状と課題など意見交換に足りる情報を開示する 現状の課題と次回までにやるべきことを理解し、課題に取り組んでもらう

資料作成に没頭していると、プレゼンの目的を忘れがちなので、常に念頭に置いておきましょう。

 

ステップ2.聞き手を分析する

プレゼンの資料を作るうえで、聞き手の分析は不可欠です。

なぜなら、相手によって、知っていることと知らないこと、興味があることと興味がないこと、などが全く異なるからです。

 

聞き手によって異なる興味の対象

同じ内容を話すにしても、6歳の子供を相手にする場合と、40歳の大人を相手にする場合では、プレゼンの構成が全く異なってくることは容易に想像ができるでしょう。

同じように、社内の重役、新入社員、顧客、投資家、マスコミなど話す相手によって知っていることも違えば、興味も違います。

例えば、新商品開発のプレゼンひとつをとっても、関係者によって次のように関心のある分野が異なります。

  • 社内の重役:会社の業績がどうなるか?
  • 新入社員:その開発の中でどんな役割を果たすのか?
  • 顧客:その商品を買うと何がメリットになるのか?
  • 投資家:その商品により株価はどうなるのか?
  • マスコミ:その商品は視聴者受けするのか?

したがって、プレゼンの事前準備では、相手の興味がどこにあるのかをしっかり把握しておくことが重要です。

 

聞き手の分析例

聞き手分析の切り口としては、次のような例があります。

  • 聞き手は誰か?
  • 聞き手の性格はどういう傾向か?
  • 聞き手の立場は?
  • 聞き手が今回の件に対して示す関心・興味は何か?
  • 聞き手が今回の件についてどれだけ知っているか?
  • 聞き手が今回の件でうけるメリット・デメリットは?
  • 聞き手が今回の件でうけるネガティブな感情は何か?
  • 聞き手と自分の関係は?

目的と聞き手の分析が完了すると、次はストーリー作りになります。

 

ステップ3.ストーリーを作る

ストーリーとは、自分の結論(=聞き手を望む方向へ動かすためメッセージ)を言うための話の流れのことです。

 

ストーリーの作り方

ストーリーを作る際には、まず骨格となる論理構成を明確にします。

例えば、「自社は事業から撤退すべき」という結論を言いたいなら、「市場の見通しは暗い」、「競合他社は特色が明確でシェアが高い」。「自社の強みを生かせない」など、結論をサポートできる材料を用意しなければなりません。(ちなみに、これは3C分析の枠組みで整理しています)

プレゼンストーリー構成

重要なのは、スライドを作成の前にストーリーを作ることです。

資料作成をするときに、ついつい手元にあるデータからスライドを作ってしまって、ストーリーが曖昧になることがあります。

そうではなく、ストーリーを最初にしっかり作りこみ、個々のスライドで言いたいことを言うためのデータを集める方がはるかに効率的かつ効果的なプレゼン資料になります。

プレゼン資料構成

もちろん、情報収集の段階で、ストーリーが成立しないことがわかれば、組み直す必要はありますが、手当たり次第データを集めるよりは、はるかに効率的です。

 

ストーリー作成の型

ストーリーには一定の型があります。

例えば、以下のようなものがあります。

  1. 現状(背景、現状の分析)⇒ 課題 ⇒ アクション(解決策、具体的な実行策)
  2. 背景 ⇒ 結論 ⇒ 理由1 ⇒ 理由2 ⇒ 理由3・・・
  3. 製品の特徴 ⇒ 製品の利点 ⇒ 顧客にとってのメリット ⇒ その証拠

1番目のストーリーと企画提案をする際によく使われるパターンです。

2番目のストーリーもビジネスでよく使われるパターンで、結論から先に説明するので、話が長くなる場合に聞き手を飽きさせないようにできます。

3番目のストーリーは、テレビショッピングなどでよく使われるパターンで、いきなり結論(買ってください)を持っていくと抵抗がある場合のストーリーとして使われます。

 

聞き手の疑問をスムーズに解消できるのが、よいストーリー

よいストーリーとは、聞き手から出てくる疑問や興味に対する答えがスムーズに出てくる流れになっている状態です。

例えば、聞き手があるメッセージAを見て、「AということはもしかしてBなのかな?」という疑問をもったときに、その次のメッセージに「調査の結果Bでした」ということが書いてあると、聞き手としてはスムーズにプレゼンの内容が頭に入ってきます。

「結論はAです!」

聞き手の疑問「Aだとしたら、Bの結果はどうなっているのかな?」

⇒(次にBの説明があり)「調査の結果Bでした」

聞き手の疑問がスムーズに解消される

ここで、逆にBとは全く関係ないCという話が展開され始めると、聞き手の頭がモヤモヤした状態のままプレゼンが先に進むことになってしまいます。

「結論はAです!」

聞き手の疑問「Aだとしたら、Bの結果はどうなっているのかな?」

⇒「さて、Cについてですが、、、」

聞き手の疑問が解消されず、モヤモヤが残ったまま次に進んでしまう。。。

つまり、完成度の高いストーリーにするには、前述のとおり聞き手をしっかり分析しておく必要があるということになります。

このように書くと、ごくごく当たり前のことのように思いますが、実際にはこの点を押さえられてないことでの誤解、紛糾といった例は数多く見られます。

 

ステップ4.伝えるポイントを絞る

ストーリーをある程度決めたら、次にやることが伝えるべきポイントを絞ることです。

ポイントとは、「これさえ言っておけば相手はアクションを起こしてくれるという」キーになるものです。

聞き手が覚えられるポイントは5つくらいが限界だと考えられるので、多くても5つ、できれば3つくらいに絞るのがよいでしょう。(例えば、市場、競合、自社で1つずつポイントを出すなど)

そのためには、結論を言うための根拠として必要なことでも、プレゼン対象者がすでに知っていること、口頭でも簡単に説明できることなど、省けると判断できるものはなるべく省いてポイントを絞ることが重要です。

プレゼンストーリー 余分なメッセージを省く

ストーリー作りが完了すると、次に個々のスライドを作成していきます。

 

ステップ5.チャートメッセージを各スライドに書いていく

ストーリー作成の中で、個々のスライドで言いたいことは明確になっているはずなので、それをチャートメッセージに落とし込みます。

※チャートメッセージとは、個々のスライド(チャート)で最も伝えたいこと

仮説の段階で作ったストーリーをもとに各スライドにチャートメッセージを書いておけば、あとはそれを言うためのデータを集めて、図・表を作成すればよいので、資料作成は格段に早くなります。

例えば、以下のように、スライドごとに言いたいことだけを羅列していきます。

 

チャートメッセージの2つのタイプ

チャートメッセージには、大きく下の2つの種類があります。

 

事実要約型

事実要約型は、プレゼン資料から読み取れる事実をそのままメッセージにしたものです。

事実要約型メッセージは、最も簡単に入れられるメッセージなので、プレゼン資料には最低限欲しいものです。

事実要約型の例

しかし、これは最低限の配慮であって、できれば次のような解釈型のメッセージを入れた方が、より発表者の主張が伝わりやすいプレゼン資料になります。

解釈型

解釈型は、プレゼン資料に書いた事実を発表者なりに解釈して、その解釈をメッセージにしたものです。

先ほどの事実要約型のときと同じデータを使った場合でも、事実を一段階解釈すれば次のようなメッセージくらいは引き出せます。

解釈型のチャートメッセージを書くときのコツは、次のとおりです。

  1. スライドの情報から示唆される(聞き手にとって)重要な問題が何かを考える。
  2. その解釈をチャートメッセージにしたときに、不足している情報があるなら、その情報を補う。

例えば、事例のスライドの中で、A店が埼玉県、B店、C店が東京都だとわかっているなら、埼玉固有の原因を示唆するチャートメッセージにすることができます。

その場合は、A店、B店、C店にそれぞれ地域の情報を入れるようにします。

解釈型は、事実要約型に比べ、アクションまでつながるメッセージになっているので、メッセージの質は高くなります。

同じ資料でも聞き手の関心事やアクションにつながるメッセージを捻り出してあげることは、大変重要になります。

解釈型のメッセージを入れるには、聞き手になぜその解釈に至ったのかという論理構成を「スライド上」で、しっかり構築する必要があります(理想的な論理構造とスライド構成は、このページの後半で紹介します)。

 

チャートメッセージに関する2つの注意点

チャートメッセージを書く際には、2つの注意点があります。

1スライド、1メッセージが原則

まず大原則として、1つのスライドに入れるメッセージは1つだけというのがあります。

つまり1つのスライドで2つ以上のことを言わないということです。

複数のメッセージを伝えたい場合は、スライドを分けて作った方が相手に伝わりやすい資料になります。

チャートメッセージは具体的に書く

チャートメッセージは曖昧な表現をできるだけ避け、具体的な表現にすることが重要です。

例えば、

「売上が落ちているA店には、本社からのサポートが必要である。」

だと、サポートが必要なのはわかりますが、聞いている側は具体的にどうすればよいのかわかりません。

そこで、

「売上が落ちているA点には、本社から人員2名を派遣して、顧客層の分析と競合店の分析にあたらせる必要がある。」

のようにすると、具体性が増します。

下のメッセージを引き出すほどの情報を持っていないなら、メッセージを引き出せるだけの情報を入手した方が、プレゼンのインパクトははるかに大きくなります。

 

スライドをさらに見やすくするコツ

スライドを効果的に見せるためのコツです。

フォント・サイズ

フォントは日本語なら「メイリオ」か「游ゴシック」、英語なら「Arial」か「Time New Roman」がおすすめです。

フォントサイズは、文字の多いプレゼンテーション資料であっても、18pt以上を目安にするのがよいでしょう。

インパクトのあるプレゼンテーション資料にするなら、40pt~60ptくらいのサイズをメインにすることをおすすめします。

数字の効果的な見せ方

チャートメッセージが明確になったら、スライドの中で際立たせる部分も明確になります。

例えば、数字を際立たせるコツとして、数字と単位のサイズを分けるのも有効です。

グラフの見せ方

グラフの見せ方にも、いくつかテクニックがあります。

詳細は、グラフを見やすくするための【3つの工夫】をご参照ください。

見やすいスライドの参考事例

参考事例を2つ紹介しておきます。

1.BCGが経済産業省に提出したレポート

こちらは戦略コンサルティングファームの作成したレポートです。

レポート風の資料をまとめるときに参考になるかと思います。

経済産業省 平成28年度産業経済研究委託事業「日本の中長期ビジョンの検討に関する調査」最終報告書

2.スタートアップ企業のプレゼン資料

こちらはAir BnBのプレゼンテーション資料です。

大事な部分にインパクトを持たせるために、シンプルにまとめられているのがわかります。

 

ステップ6.理想的なプレゼン構成に仕上げる

ステップ5まで完成できたら、理想的なプレゼンテーションの構成に向けて仕上げをします。

理想的なプレゼンテーションの構成とは、ピラミッドストラクチャーで示すと、次のような展開になります。

ストーリー構成

目的、聞き手の関心事の分析、それに基づいたストーリー作りとスライドの作りこみをした上で、完璧な論理構造を作れば、わかりやすいプレゼン資料になるでしょう。

 

ステップ7.オープニングを考える

目的をはっきりさせて、聞き手を分析し、ストーリーを作って、個々のスライドをきれいに作っても、話し手がいきなり本論から入ってしまうと、聞き手は混乱してしまいます。

それは、「今日は何の目的のプレゼンなのか?自分は何をすべきなのか?どの程度時間がかかるのか?話の落としどころは何なのか?」などの疑問を抱えたままプレゼンを聞くことになるからです。

そのため、プレゼンの冒頭で聞き手の混乱を和らげるために、次に示すようなPIPの法則などを使うことが重要になります。

 

PIPの法則

PIPの法則のPIPとは、目的(Purpose)、重要性(Importance)、プレビュー(Preview)の頭文字をとったものです。

PIPは、プレゼンの導入部分で話し手が今回のプレゼンで何をしようとしているのか聞き手に示すべきことを表しています。

  • 目的:なぜこのプレゼンテーションを行うのか、聞き手にどうなって欲しいのかを示す。
  • 重要性:目的の達成がどの程度重要なのかを示す。
  • プレビュー:プレゼンテーションの構成・目次などを示す。

 

ステップ8.エンディングを考える

聞き手は長時間プレゼンを聞いていると、話し手が前に何を話していたか忘れてしまいがちです。

エンディングもうまく使うことで、聞き手にプレゼンのポイントを明確に意識させることができるようになります。

エンディングでやると効果的なこと

  • 重要事項を要約する:3~5つにまとめた重要なポイントを要約する。
  • 結論を繰り返す:結論となる部分(自分の主張など)を繰り返す。
  • 結論に対しての賛同を確認する:本当に自分の結論に納得してもらえたか確認する。
  • 課題を明確にする:プレゼンで出た課題をいつまでに誰がやるのか明確にする。

 

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関連記事:スキルアップを図れるUdemyのカテゴリー別おすすめ講座まとめ

 

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