仕事の効率化

コミュニケーション能力 高い人がもつ3つの特徴・高めるための4つの方法

 

ほとんどの仕事において、コミュニケーション能力は必要不可欠の要素です。

 

以下の記事でも、社会人が勉強すべき4つのことの1つとしてコミュニケーション能力を挙げています。

【おすすめ】デキる社会人になるために勉強すべき4つのこと 私のまわりの若手のサラリーマン人で、 「もっと成長したいのだけど、何を勉強してよいかわからない」 「会社では一生懸命...

 

しかし、コミュニケーションで悩むビジネスパーソンは少なくありません。

 

「上司や同僚とのコミュニケーションがうまくいかない」

「彼の言うことはみんな聞くのに、私の言うことはなかなか伝わらない」

「お客さんとの会話にいつも困る」

 

こう思っている人も多いことでしょう。

 

どれだけ知識があって論理的でも、コミュニケーション能力が低いと一気に残念な人になってしまいます。

 

では、コミュニケーション能力を高めるにはどのようにすればよいのでしょうか。

 

この記事では、コミュニケーション能力が高い人の特徴と、能力の高め方について解説していきます。

 

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コミュニケーション能力の高い人がもつ3つの特徴

コミュニケーション能力が高い人には、大きく●つの特徴があります。

 

自分のコミュニケーション能力を把握している

実はコミュニケーション能力に優れた人は、自分のコミュニケーション能力を客観的に把握できている人です。

 

私の知り合いの経営者で、一見するとコミュニケーション能力がお世辞にも高いとは言えない人物がいます。決して流暢に話すわけですし、切れ者のコンサルのような鋭い視点を披露するわけでもありません。

彼は自分がそういうことができない人間であると認識していて、自分の身の丈にあったコミュニケーションをとることしかできないという自覚を持っています。

しかし、そうしたコミュニケーションのとり方が、彼の「らしさ」として、かえってお客さんや取引先にも受け入れられています。

 

「仕事で必要な「本当のコミュニケーション能力」はどう身につければいいのか?」という本にも以下のように書かれています。

彼らはすべて、自分の「コミュニケーション能力」の低さに関して、ほぼ無自覚である。いや、むしろ「自分は能力が高いのだから、コミュニケーション能力も同じように高い」と信じて疑わない。それに反して、まわりの人物は「あの人、頭はいいけど残念だよね」という評価がほとんどだ。

 

コミュニケーション能力の高い人ほど、自分のコミュニケーション能力を謙虚に自覚できているのです。

一方で、コミュニケーションに自信のない人は、ついつい自分の他の能力を誇示するような行動に出てしまい、かえってコミュニケーション能力の低い人という印象を与えてしまっているのです。

 

相手の話をよく聞く

コミュニケーション能力の高い人は、傾聴が得意な人でもあります。

コニュニケーションの基本は会話のキャッチボールです。先ほど書いたように得意げに自分のことを一方的に話すことではありません。

そうなると、必然的に相手の状態を知る必要があり、知るためには相手の話をよく聞く必要があるのです。

 

よくできる営業マンは話し上手ではなく聞き上手だと言います。お客さんに一生懸命商品の良さを売り込むのはデキない営業マン、気持ちよく話をさせているうちに次第に買う気にさせてしまうのがデキる営業マンということです。

 

こちらも本からの引用になりますが、「営業の鬼100則」の中の、「鬼100則 16 ペラペラしゃべらずに「インタビュー」で自尊心をくすぐれ」というのがあります。

とにかく「質問する」「あいづちを打つ」を繰り返し、ひたすら傾聴する姿勢を崩してはならない。その際のあいづちは「いいですね」「すごいですね」「素晴らしいですね」の3つに限定すること。シンプルにその繰り返しでいい。

 

 

相手の視点に立った話し方ができる

コミュニケーション能力が高い人は、相手の視点に立った話し方できます。

  • なるべく相手が知っていそうな言葉を選ぶ
  • 相手が理解できなさそうなら言い換える
  • 関心がなさそうな話題はすぐに切り替える

 

上で書いているように、コミュニケーション能力の高い人はそもそも相手の話をよく聞いているので、相手のニーズを大まかにつかめています。その想定ニーズにあわせて話し方を調整しますし、話しながら想定ニーズとズレていると感じたら、話題を変えるようにしているのです。

 

つまり、コミュニケーション能力の高い人は、自分の言いたいことではなく、相手の聞きたいこと、もしくは相手の聞きやすいことに注意を払うという姿勢を持っているのです。

 

加えて、自分を主語にせずに相手を主語にする話し方をします。

 

例えば、

「今日は天気がよいですね」

と言うと、自分の主観をぶつけていることになります。

 

実は相手は、

「こんなに天気がよいと花粉症がつらいのだよ」

と思っているかもしれません。

 

ここで、相手を主語にした話し方をすると、

「今日は晴れていますね。気分(体調)はいかがですか?」

という感じにします。

これは、晴れているという客観的な事象について、「あなた」はどう感じていますか?という話し方です。

これが相手の視点を考えた話し方の簡単な例です。

 

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コミュニケーション能力を高めるための4つの方法

コミュニケーション能力の高い人がもつ特徴を踏まえて、コミュニケーション能力を高めるための方法を4つ挙げていきます。

 

自分のコミュニケーション能力を自己認識する

コミュニケーション能力の高い人は自己認識ができていると書きました。

そのため、まずは自己認識が必要です。そして、自分はどういう時にコミュニケーションがうまくいっているのか、どういう時にコミュニケーションがうまくいっていないかを考えてみましょう。

例えば、私の場合、コミュニケーションがうまくいかないときは大抵以下のような状態のときです。

  • 相手のニーズと関係なく自分の言いたいことを話してしまった
  • 自分(または自部門)の都合で要求を出していて、相手(または相手部門)の都合を十分に考えられていなかった
  • 相手にとってメリットのある内容になっていなかった
  • 相手の理解できない言葉を使ってしまった

 

自分はどういう時にこういう状態に陥ってしまうのかを把握することで、自分のコミュニケーション能力の現実を測ることができます。

 

相手の状態に関心を払う

相手がどのような関心事を持っているかを把握できるように努めましょう。

実は、私が上に挙げたうまくいかないときの例にもあるように、大半の問題は相手に対する理解不足で起きています。したがって、相手のことを理解するように努めれば、それだけでコミュニケーション能力の大幅に改善することにつながるのです。

聞き手を分析するための視点としては、以下の記事に掲載しています。実はプレゼンも聞き手の状態分析からスタートするのですが、まさにその分析フレームワークがコミュニケーション能力の改善にも使えるのです。

【徹底解説】わかりやすいプレゼン資料の構成・作り方 8つのステップで完全解説!ビジネスの場面で目にするプレゼンテーションの中には、残念ながらわかりにくいものや、興味のもてないものに出会うことも少なくありません。 ...

 

相手を主語にして考えてみる

相手から見える視点を想像するというのも大事です。

具体的に言うと相手を主語にして考えるようにするということです。先ほどの例で挙げたように、「天気がよいですね」は自分が主語なので、相手を主語にした話し方、考え方にすることです。

 

「●●さんは、▲▲だと思っている」

「●●さんにとって、**だと嬉しい」

 

というような感じです。

これは特段フレームワークがなくても訓練できますが、以下のFABEフレームワークを使ってみるのもひとつの方法です。

【営業トークに役立つ】FABEとは【顧客視点のプレゼンに有効】営業やプレゼンテーションの際にどのようにトークをするかお悩みの方は多いと思います。 そのセールストークを考える上で、とてもシンプル...

 

特にその中にある、特徴(F)、利点(A)、便益(B)の中で、便益(B)を考えるのが大事です。なぜなら、便益(B)というのは顧客、ここで言うと聞き手を主語しなければならないからです。

こうして顧客(相手)にとって、何がよいのか?を考える癖をつけることで、必然的にコミュニケーション能力が高まっていくのです。

 

相手の性格を考えてみる

相手の性格にも気を配ってみましょう。

その際にひとつ参考にできるフレームワークがあります。それはタイプによる分類です。

これはコーチング理論の中から派生して生まれたもので、統計的に導かれたテストを元に人間を4つのタイプに分けることで、それぞれ相手に合わせたコミュニケーションを配慮するためのものです。

もちろん、人間を完全に4つに分類するこはできませんが、相手のことを考える際の手がかりにできます。

実際、私もマネジメントをする中で、4つのタイプへの分類が大変役に立ったので、コミュニケーション能力を高めることに悩んでいる方にも参考にできるかと思います。

 

詳細は以下のページに記載しています。

【管理職必見】4つのタイプ分けで部下のマネジメントがうまくいった話 私は、とある企業で5年ほど課長をしていましたが、課長になったばかりの頃は部下のマネジメントで苦慮することも多かったです。 ...

 

まとめ

以上がコミュニケーション能力が高い人の3つの特徴と、4つの高め方です。

読んでお気づきの方もいるかもしれませんが、実はこの記事で書いているのは、自己を振り返って、相手のことをよく考えなさいということだけです。

実はコミュニケーションに悩む方は、話し方や身振り・手振りなど自分のことばかり気にする傾向があるのです。それも要素としてゼロではないのですが、まず大事なのは自己分析と相手の理解だということです。

ここの挙げた内容は全て今日からでも活用できるので、コミュニケーション能力に悩む方は是非トライしてみてください。

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