仕事の優先順位をつけられなくて、困っています。
このような悩みを持っているビジネスパーソンも多いかと思います。
私もさまざまな仕事をしていましたが、仕事の優先順位をつけるのにいつも悩んでいました。
しかし、とある方法に出会ってからは、優先順位を比較的スムーズにつけられるようになったのです。
しかも、基本的にはたった1つのことを意識するだけです。
この記事では、優先順位をつけて効率的に仕事ができる人になりたい方に、1つの方法を紹介していきます。
その方法とは、「今”は”やらないことを決める」です。
優先順位がつけられない理由
そもそもなぜ優先順位をつけられないのでしょうか。
そのとおりです。
仕事が多いと優先順位をつけるのは難しくなります。
少し極端なことを考えてみます。
今やるべき仕事がひとつ、仕事Aしかないとしましょう。
これなら優先順位をつけられますね。
そのとおりです。
では、AとBがあったときはどうでしょうか。
そうだと思います。
では、A、B、C・・・Hまで8つあったらどうでしょうか。
はい、悩みが増えると思います。
このように抱えている仕事の量が多ければ多いほど、優先順位をつけるのが難しくなっていくのです。
同時に仕事をこなすと生産性が下がる理由
今の仕事が、仮に3つあるとします。
その3つの仕事とは、以下の3つの文字、アルファベット、図形を埋めていくという作業です。
| 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 | A B C D E F G H I J K L | ● ▲ ■ ● ▲ ■ ● ▲ ■ ● ▲ ■ |
ここで2つのやり方を考えてみましょう。
- 1、A、●、2、B、▲、3、C、■・・・と横に順番に書いていく
- １、2、3、4、5・・・と数字を終えて、A、B、C、D、E・・・とアルファベットというように縦に順番に片付ける
どちらのやり方が早く仕事が完成するでしょうか？
そうです、これは実際にやってみるとわかりますが、横にやると、縦にやるのに比べて1.5倍から2倍くらいの時間がかかります。
（参考動画：仕事の効率を台無しにするダメ上司につけるクスリとは？）
これは何を意味しているのかというと、複数の仕事に同時に取り掛かると混乱するということです。
言い換えると、仕事は今すぐやらないことを決めて、今やるべきことを１つずつ片付けていった方が効率がよいことになります。
あれこれやっていると、脳の切り替え時間が余分にかかるのと、実施に段取りが必要にもなるので、効率は非常に悪くなります。
つまり優先順位がつけられない人というのは、仕事を複数抱えながら、同時にあれこれ考えているので、なかなか仕事を終わらせられない状態になっているのです。
ちなみに、経営学者として有名なドラッカーも次のように言っています。
なされるべきことはほとんど常に複数である。しかし成果をあげるには手を広げすぎてはならない。1つのことに集中する必要がある。
また、今日のヤマト運輸を築いた小倉昌男も、優先順位の決め方について次のように言っています。
安全第一、営業第二。第二を決めることで、第一が明確になる。
出典：小倉昌男著 経営学
いずれも、今やらないことを決めると通じる話です。
仕事を整理していても優先順位がつけられない理由
優先順位がつけられなくて困っている人には、それなりに課題意識があると思うので、仕事はおおよそ整理できると思います。
たとえば、仕事A、B、C、D、E、Fとあったとして、それがあるという認識はできているでしょう。
仮に優先すべきことが、A、B、C、D、E、Fの順番だという整理もできているとしましょう。
それでも、優先順位が付けられずに悩んでいる人は多いのです。
たとえば、今AからFまでの仕事が6個あるときに、Gという新しい仕事が入ってきたとしましょう。これをどこに入れるかとなったときに迷うわけです。
性格が優しい人ほど、Gを先にやってしまうかもしれません。
たしかにGが1,2分で済むような話であれば、Gをやってあげるというのも一手です。しかし、もしGが15分ほど作業を要する仕事だとしたらどうでしょうか。
あっ、そうか。さっきの文字や図形を書く話と同じようになってしまうのか
そのとおりです。
ここでGという仕事を受けることで、予定していたA～Fの順番の段取りが狂うのです。
こうして、当初付けていた優先順位が狂うばかりか、途中で仕事を挟むことで、集中力も落ちてしまいます。
別のケースとして、前にお願いされていたHという仕事を思い出してしまうこともあるでしょう。そのときにHという仕事を途中で割り込ませると、やはり段取りが狂うのです。
実は、優先順位に悩む人というのは、優先順位をつけられていないのではなく、こうした突発的に出てきた仕事への対応を間違っているケースがほとんどなのです。
優先順位付けの肝は、やらないことを決めること
これについては、順を追って説明します。
今あるタスクのうち、今日やらないことを決める
まず元々あったA～Fのタスクについて、考える必要があります。
この6つのタスクについて、今日やるタスクと、今日はやらないタスクを決めます。（実際は、当日どうするかを決めるよりは、せめて前日か前々日くらいに決めておくのがよいでしょう）
大事なのは、このやらないことを決めることなのです。
その気持ち、わかります。私も仕事をできる限り詰めてやる方だったので。
しかし、それをやっていると、いつまでも優先順位がつけられなくなります。
大事なことは、やらないのではなく、”今日は”やらないと決めるのです。明日以降のどこかで必ずやるのですが、今日は他に集中すると決めることです。
以下のツイートにも書いたとおりです。
僕は前の晩に翌日やる仕事の段取りを考えるけど、最初に決めるのが「やらないこと」。やらないことを一旦視界から消せば、必然的に「やること」にだけ集中できて効率がとてもよい。もし、「やること」が予定より早く終わったら、「やらない」と決めたことの中から1つだけ「やること」に移す。
— セーシン (@n_spirit2004) October 29, 2020
この考え方は、「エリヤフ・ゴールドラット 何が会社の目的を妨げるのか」という本の中でも以下のように書かれています。
本当に集中力を失わずによい仕事をするために、何を優先するのかということを議論するよりも、組織全体の視点から、いまは何をやらないかを決めるための議論をすることのほうがはるかに大事である。
たとえば、以下のように決めたとしましょう。
- 今日やること：A、B、C
- 今日はやらないこと：D、E、F
これを決めたら、あとは集中してやるだけです。
A、B、Cをやっている間は、私語、メール、電話などはしないようにしましょう。
先ほどの数字や図形を埋める作業と同じで、仕事A⇒私語⇒仕事A⇒メール⇒仕事A⇒電話などとやっていると生産性が落ちる一方です。
職場によっては難しいかもしれませんが、極力邪魔が入らない環境を作りましょう。
この私語、電話、メールもやらないと決めることが大事なのです。
私の場合は、管理職時代は部下も多かったので、席にいると話しかけられますし、立場上それを拒否できなかったので、集中して自分のタスクをこなしたいときは、会議室か、近くの喫茶店で作業をするようにしていました。
突発的な予定は依頼者に必ず納期を確認する
先ほどのように、A～Fの仕事の中に、Gという仕事が入ってきたとしましょう。
ここで大事なのは、二つ返事で依頼を受けてしまい、作業にとりかからないことです。
まずは依頼者に納期を確認しましょう。相手が上司であっても、納期をきっちり確認する癖をつけましょう。
よほど突発的なトラブル対応のようなことでない限り納期は2-3日はもらえるはずです。
そうしたら、タスクとしては一旦置いておくようにします。
もし、直感的に作業量が読めるなら、そのまま放置しておいて、次の日（明日）か、次の次の日（明後日）のタスクに組み込んでもよいでしょう。
作業量が読めないときは、仕事Gの作業量を見積もるという10分か15分くらいのタスクを作って、その日のタスクの中に加えて処理するようにします。
その見積もり時に次の日（明日）にやるべきか、次の次の日（明後日）着手すればよいかの判断がつくからです。
急ぎの案件だとしても、今すぐにやらないという手もある
Gという仕事が超特急の案件だった場合は、段取りを組み替えるしかないです。
それでも、今すぐということはほとんどないので、予定していたA～Cのうち、Cを明日に回してGをやるか、残業してGをやるかという判断です。
いずれにしても、超特急だからといってGを先に組み込んで、またA、B、Cに戻ってとやるくらいならBまでは片付けてからGをやるなどの工夫が大事です。
つまり、Gについては、今の時点ではやらない（後でやる）という判断をするのです。
このように、今日はやらない、今はやらないという決断を下すだけで、優先順位付はとてもスムーズになりますし、仕事も効率的で脳みそに余計な負担を強いずに済みます。
まとめ
以上が、仕事の優先順位に悩む人が、優先順位をつけるための方法でした。
最後に、TOC理論で有名なエリヤフ・ゴールドラット氏の言葉を紹介します。
すべてに集中するということは、何に対しても集中していないことと同じである。
以下、この記事のまとめです。
- 優先順位をつけられない理由は仕事を一気にやろうとするから。
- 仕事を一気にやるのは、脳みそへの負担が大きく効率が悪い。
- 優先順位がつけられない理由は、仕事の整理ができていないからではなく、突発的な業務への対応に課題があるから。
- 優先順位付けの肝は、やらないことを決めること。今日やらないことを何にするか、今やらないことを何にするか、これを決めるだけで仕事はスムーズに進む。
なお、この考え方を発展させて、さらに仕事を見える化して効率的に進める方法を以下の記事で紹介しています。あわせてご覧ください。
