事務作業を苦手にする人が考えるべき【3つのこと】

事務作業が苦手で面倒に感じてしまうけど、どうにかならないかな。。。

仕事をしていると、どうしてもデータ入力したり、書類を書いたりする事務作業が出てきます。

「苦手なことは仕方がない」と放置したままにしてしまいがちですが、少し工夫するだけで事務作業を効率よくできる方法はあります。

この記事では、事務作業を苦手にする人が、効率化するためにやるべき対処法を3つ紹介します。

対処法1：事務作業を集中的にやる時間を作る

1つめは、事務作業に集中できる時間を作ることです。

事務作業は苦手という人を見ていると、事務作業をやっているときに他の仕事が気になってしまい、

となっているケースをよく見かけます。

このように仕事を行ったり来たりしていると、仕事の集中力を大きく阻害されて、時間も多くかかるようになります。

本当にそうなるか？は、以下のテストをしてみるとよくわかります。

以下の3つの文字、アルファベット、図形を埋めていく作業を考えます。

ここで2つのやり方があります。

1. 1、A、●、2、B、▲、3、C、■・・・と横に順番に書いていく
2. １、2、3、4、5・・・と数字を終えて、A、B、C、D、E・・・とアルファベットというように縦に順番に片付ける

どちらのやり方が早く仕事が完成するでしょうか？

実際にやってみるとわかりますが、横にやると、縦にやるのに比べて1.5倍から2倍くらいの時間がかかります。

同じように、事務作業と他の仕事を行ったり来たりしていると、事務作業が終わるのに多くの時間がかかるので、どうしても苦手意識が芽生えてしまいます。

したがって、事務作業をやるときは、事務作業だけに集中できる時間を作ることが大事なのです。

最も簡単な方法は、事務作業をやる時間を予め決めて、スケジュール帳などに書いておくことです。

と決めてしまいます。

ここで、複数の事務作業を行ったり来たりしてしまうと意味がなくなるので、やる順番まで決めてしまいます。

など、順番を決めておいて、そのとおりにやるのです。

そうすることで、他の仕事と並行してやるよりも、半分の時間で事務作業を終わらせることができます。

優先順位をつけるのに大事なこと

対処法2：事務作業を部分的に他の人にお願いする

集中的にできる時間を作ったとしても、スキル的に苦手な部分は簡単には克服できません。

たとえば、以下のような人です。

エクセルで数字を作るのはそこまで苦手ではないけど、ワードで書類を作るのが苦手なんだよなあ。。。

こういう人は、仕事を部分的に他の人にお願いする方法を考えてみましょう。

具体的には、以下の2つです。

社内で得意な人にお願いする

社内に得意な人がいる場合は、その人にお願いするのも一案です。

ただし、その人が自分の部下でなければ、一方的にお願いするだけではうまくいかないでしょう。

その人が苦手とする仕事を代わりに手伝ってあげることで、WIN-WINになるかもしれません。

外部（スキルシェア）に作業を委託する

社内で探せない場合は、外部に委託する方法があります。

委託先としては、簡単に利用できるのがスキルシェアです。

スキルシェアとは、得意なスキルを持つ人が出品しているスキルを購入して、そのスキルを生かして作業をしてもらえるサービスです。

スキルシェアのメリットは以下のとおりです。

スキルシェアの最大手は、ココナラです。

ココナラには、さまざまな分野のスキルを持った人が自身のサービスを出品しています。

たとえば、ココナラで事務作業を代行できる人を探すと以下のように出品者が出てきます。（画像は数百件のうちの一部です）

金額はピンきりですが、1時間1,000円～1,500円くらいから受注している人もいます。

1時間単位で仕事をお願いできる人も多数いるので、好みにあわせて選ぶことができます。

まずは出品者を選んで興味を持ったら、「見積り・カスタマイズの相談をする」から、やって欲しいこと、費用、納期などを相談してみましょう。

書類作成を代行できるおすすめサービスは？

対処法3：事務作業を全面的に他の人にお願いする

そもそも、事務作業全般が本当に苦手、あるいはとても集中できる時間をとれないという方は、全面的に他の人に委託する方法を考えてみましょう。

こういう人を、社内で見つけるのは困難だと思うので（そもそもいたら困っていないはずなので）、社外で探すしかなさそうです。

先ほど紹介したココナラでアシスタントを探す方法もありますが、オンラインアシスタントに一括して依頼した方が手間がかかりません。

外部のオンラインアシスタントに委託する

オンラインアシスタントとは、オンラインでは事務作業を含めて秘書的な業務全般をサポートできるサービスです。

依頼主とワーカーの間に、オンラインアシスタント会社の人間が1人入るので、適宜交通整理をしながら業務をサポートしてくれます。

ンラインアシスタントには、以下のメリット・デメリットがあります。

オンラインアシスタントには、さまざまな会社がありますが、以下の2社は無料トライアルがあります。

価格と品質のバランスがよい：フジ子さん

【フジ子さん】は、過去に企業で高い実務能力を発揮していた20代～40代の子育てママをメインに、チームを組んで会社の業務をサポートしてくれるサービスです。

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会社が間に入って采配をふるってくれますし、採用試験で人を厳選もしているので、安心してアウトプットを受け取ることができます。

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フジ子さんの評判・口コミ

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アイスタッフの評判・口コミ

フジ子さんや、アイスタッフ以外のオンラインアシスタントサービスについては、おすすめのオンラインアシスタントまとめをご覧ください。

まとめ

以上、事務作業を苦手にする人が考えるべき3つのことでした。