仕事の効率化

【5分でわかる】わかりやすい報告書の作り方6つのポイント+YWTフレームワーク

 

ビジネスパーソンの困りごとの中で、報告書をうまく書けないという困りごとをよく聞きます。

 

実際に、

「報告書がうまくまとまらない」

「報告書が分かりにくいと言われる」

「書いた報告書をいつも真っ赤にされて返される」

などは、多くのビジネスパーソンが持っている悩みです。

 

また、報告書をチェックするマネージャーからも、

「部下の報告書がいつもわかりにくい」

「内容を確認する手間ばかり増えて、自分の時間がとれない」

という悩みがあることが聞こえてきます。

 

この記事では、少しでもわかりやすい報告書が書けるようになるために、ロジカルシンキングを活用したわかりやすい報告書の書き方について解説していきます。

 

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ロジカルシンキングを報告書に活用する6つのステップ

報告書は、書き手の主張をしっかり書くだけでなく、読み手に苦痛を与えないような構成であることが望まれます。

わかりやすい報告書を作ることで、読み手の混乱を防ぎ、無駄な確認作業が減り、読み手が次のアクション(上司であれば次の指示、他部門であれば次にとるべき行動)を素早くとることが期待できるからです。

わかりやすい報告書を作る際に、ロジカルシンキングのエッセンスは大変役に立ちます。ここでは、報告書作成のために最低限抑えておきたい6つのポイントを紹介します。

 

ポイント1.目的を明確にする

報告書を書くときは、まず目的を明確にする必要があります。自分は何のために報告書を作るのか?読み手は誰か?何について書くのか?読み手に期待することは何か?

特に読み手に期待することは、明確に意識しておく必要があります。読み手に知っておいてもらえればいいのか?理解してもらえればいいのか?判断してもらいたいのか?行動してもらいたいのか?

これらのことをを最初に明確にしておく必要があります。

 

ポイント2.結論を最初に書く

学術論文では、結論は最後に書きますが、ビジネス文書では、報告書の目的に沿った結論を報告書の冒頭に入れます。なぜかというと、時間が無い人でも報告書の冒頭を読んだだけで、報告書が主張していることを知ることができるからです。

最終的な落としどころを知っていて文章を読むのと、知らずに文章を読むのとでは、理解のスピードが全く違います。

 

ポイント3.見出しを入れる

文章が長くなる場合は、パラグラフの先頭に見出しを入れるとわかりやすいレポートになります。これは、上で述べているように各パラグラフでの主張を最初にわかってもらうことで、後の文章をすんなり読めるからです。(場合によっては、読み飛ばすことができます)

見出しを入れられない場合でも、各パラグラフの先頭の文章では、そのパラグラフで一番言いたいことを書くと見やすい報告書になります。

ちなみに、よい報告書は、見出しやパラグラフの最初の文を読むだけで報告者の意思が通じるようになっている報告書です。

悪い報告書は言うまでもなく、全部読まないと意思が分からない報告書です。(もちろん読んでも分からないのは最悪です)

 

ポイント4.概要を書く

報告書の概要は、必ずしも必要ではありませんが、報告内容が長くなる場合は概要を書いた方が親切です。読み手は、その概要を読むだけで、自分にとって読む必要があるのか、ないのかを判断できるからです。

 

ポイント5.報告書をピラミッドストラクチャーで構成する

報告書を書く際に使えるのは、ピラミッドストラクチャーです。頂点の内容を報告書の結論として最初に書き、2段目の内容を見出しに持ってくることで、報告書がかなり読みやすくなります。

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ピラミッドストラクチャーを使った報告書の作成例

ピラミッドストラクチャー 報告書

この場合、

■概要
自社は事業から撤退すべきだと思います。それは、市場の見通しが暗く、競合他社は特色が明確でシェアが高く、自社の強みを活かせないという3点の理由からです。
(ここでピラミッドストラクチャーの頂点と2段目を概要として説明する)1.市場の見通しは暗い
市場の状況は、・・・2.競合他社は特色が明確でシェアが高い
競合A社は、・・・3.自社の強みを生かせない
自社の経営資源は、・・・(ここで2段目以降の詳細を説明する)

と書けばよいでしょう。

 

ポイント6.報告書では「以下のとおり」や「別紙」を避ける

よく「詳細は以下のとおり」とか「詳細は別紙に記載」だけの文章がありますが、これは読み手に配慮して極力避けることをおすすめします。

もちろん詳細データを別紙に記載するのは構いませんが、読み手が本文を読んだだけで別紙の意味していることがわかるように要約を書いておくことで、読み手の負担を大幅に減らすことができます。(逆に、本文でデータの要約がないと、読み手は詳細データを全部読まなければなりません)

そのためには、別紙の内容を「So What?」できっちり解釈した上で、詳細データから何を言おうとしているのかを本文に示すとよいでしょう。

 

6つのポイントまとめ

いかがでしたでしょうか。これら6つのポイントを意識するだけでも、報告書は格段にわかりやすくなります。報告書の書き方に悩んでいるビジネスパーソンと、報告書の指導で悩んでいるマネージャーの方には、是非参考にして頂きたいと思っています。

また、ロジカルシンキングを磨くと、報告書をよりわかりやすく仕上げる基礎がついてきます。こちらにロジカルシンキングを磨ける参考書を紹介していますので、是非あわせてご覧ください。

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YWTフレームワークの活用

最後に、報告書で使えるもうひとつフレームワーク「YWT】を紹介します。YWTとは、Y(やったこと)、W(わかったこと)、T(次にやること)を示していて、実施事項から次のアクションまでをスムーズに説明できるフレームワークです。

 

打合せの議事録を簡単にまとめてクイックに発信したいときに、この「YWT」を有効活用することができます。

 

YWTのよいところは、Y(やったこと)に対して、W(わかったこと)とT(次にやること)を簡潔にまとめられる点です。特にW(わかったこと)というのは、客観的にそうであるということと、主観的にそう感じたということの両方を書くことができます。

そして、W(わかったこと)が明確になると、T(次にやること)も明確になってくるのです。以下に簡単な例を挙げてみます。

 

YWTの例

Y(やったこと)

・++社を訪問して、**課長と打合せをした

 

W(わかったこと)

・++社の問題は、原価低減が予定どおり進んでいないことだった。

・**課長は商品Aにはほとんど興味がないが、商品Bには興味がありそうだった。

・なぜなら、商品Bは++社の原価低減に大きく寄与できそうだからである。

・**課長は上下からの信頼が厚く、実質的な購買決定者のようだった。

・ただし、**課長独断で決めたという形になるのは、**課長にとっては好ましいことではなさそうだった。

 

T(次にやること)

・商品Bが++社の原価低減にどの程度寄与できるかを明確にする。

・**課長とその関係者を入れた打合せをセッティングして、商品Bの詳細説明をする。

・商品Bの採用を決めてもらい、具体的な導入スケジュールをすり合わせする

以上のような感じです。

多くの情報をとりまとめて報告する形には向いていないですが、チーム内や上司に簡単に行動結果をシェアするには、大変有用なフレームワークになります。

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