Ns spirit 投資学・経営学研究室

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【マネージャー必見】1 on 1 ミーティングとは 7つのポイント・部下の変化

中間管理職の悩みー部下のマネジメント

会社で働く多くの中間管理職の悩みとして挙げられるのが、部下のマネジメントです。

 

実際、以下ページにあるアンケートの中でも、「チームマネジメントにおいて苦労している点な不安な点」に対しての第一位の回答が「部下の育成」です。そして「課題解決のために必要なこと」に対する第一位が「部下とのコミュニケーション」となっています。

 

マネージャー100人に聞きました! チームマネジメントで苦労していること | 大塚商会

 

中間管理職の人たちは、上からの方針をどう部下に伝達するか、部下・現場の不満や提案をどのように上にあげていくかということに対して、日々の仕事の多くの時間を使っていることでしょう。

 

しかし、部下と円滑な関係を築くことができれば、会社方針を無理して聞いてもらうこともできますし、部下の提案が通らない状況も多少は我慢してもらうことも可能にはなります。

 

その円滑な関係を築くための一つの手段が1on1(ワン・オン・ワン)ミーティングです。

 

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1on1ミーティングとは

部下と1対1で話をする機会のことです。集合会議ではなく、1対1で会話をすることで、部下との相互理解をより深めることができます。頻度や時間はケースバイケースですが、週1回~月1回の頻度で、時間は30分~60分というのが一般的なようです。

 

 

1on1ミーティングを効果的にするための7つのポイント

1.インフォーマルな雰囲気を出す

フォーマルな面談のような形になると、部下も思っていることを率直に話しができないかもしれません。そのために、なるべくインフォーマルな雰囲気を出すことに努めましょう。会議室がインフォーマルな場として適していないのであれば、近くのカフェでお茶やランチなどしながら話をするというアイデアもあります。

 

2.日々の業務進捗以外の話題にする

日々の業務に話題がフォーカスしてしまうと、単なる業務進捗確認になってしまいます。1on1ミーティングで大事なことは、日々の業務管理の中では話をしない、より部下のことを深く知る機会にすることが大事です。

 

3.部下にトピックを設定させる

上司からミーティングのトピックを設定してしまうと、それは単なる上司の知りたいことの確認になってしまいます。大事なことは、部下に自由に話をさせて、その内容を上司が傾聴することなのです。しかし、ときにはトピックの設定が難しいこともあるので、その場合は以下のようなトピック例から、部下に事前に考えてもらうという手もあります。

 

・部下のキャリア・成長目標

・チームの改善方法

・対人関係

・個人的な問題

 

また、もし上司が部下の困りごとについて、何か仮説を持っている場合や、どうしても聞きたいことがあるなら、それを事前に頭に入れて、会話の中で部下の口から引き出すようにしてもよいでしょう。いずれにしても上司が会話をリードしているような雰囲気を作らないようにすることが大事です。

 

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4.質問をする

上司から一方的にアドバイスをするような雰囲気を作ってしまうと、部下からは何も話さなくなってしまいます。部下が話したことを一旦受け止めて「例えば、どんな事例があった?」とか、「もっと詳しく聞かせてくれませんか?」とか、「他にはどんな困りごとがありましたか?」のように、部下の話したことをより深めたり、広めたりするような質問を投げかけましょう。

 

5.期待を伝える

ミーティング中は、部下が話すことが基本ですが、トピックの自然の流れの中で上司からの期待を伝えるようにしましょう。

 

例えば部下が話しをしながら、「今後は事前に●●を確認してから、仕事をするべきかもしれませんね」などと、自分の改善点を口にしたときなどは、「そうだね、私もそうして欲しいと思っている」などと、相槌をうちながら、期待を伝えるのがよいでしょう。

 

6.ミーティングの内容は基本的に口外しない

ミーティングで知り得た情報は基本的に口外しないようにしましょう。もし、口外したときに、そのことを部下が知ってしまうと、部下との信頼関係を損なう結果となります。どうしてもマネジメント上の必要性から自分の上司などに伝えてないといけない内容があるなら、自分の上司に情報として伝えることを部下に事前に話をして了解をもらっておくのがよいでしょう。

 

7.メモをとって送付する

部下は様々なトピックについて話をするでしょうが、往々にして彼らから語られることは理路整然とはしておらず、飛躍があったり、矛盾があったりするものです。しかし、そうした飛躍や矛盾をミーティング中に指摘しまうのはよくないので、彼らがそれを自発的に気づくようにしていくべきでしょう。

 

そのときに、部下が話をしたことをメモにして送付してあげるのは良い手です。部下はそれを客観的見直して、自分の話したことの中に飛躍や矛盾を発見したら、それを自発的に改善するようになるでしょう。

  

1on1ミーティングをやることで部下に現れる変化

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私自身もマネージャーとして1on1ミーティングを何人もの部下に何度もやってきた経験がありますが、往々にして部下にはよい兆候が見られます。代表的なものとしては、以下のようなものがあります。

 

1.やるべきことが明確になる

自分の克服すべき課題が不明確だった部下が、視界が晴れたように取り組むべき課題をクリアにできるようになります。これによって部下の生産性は大いに向上します。

 

2.上司の期待がわかってくれるようになる

1on1ミーティングを続けていると、部下も上司の期待値が見えてくるようになり、次第に何も言わなくても部下が上司の期待どおりに動いてくれるようになります。これはチームの生産性向上に大いに役立ちます。

 

3.上司の無理を聞いてくれるようになる

1on1ミーティングで信頼関係が出来上がってくると、いざというときに上司の無理を聞いてくれるようになります。

 

まとめ

1on1ミーティングは部下の話を聞いて、部下に自発的な変化を促し、最終的にはチームの生産性向上につなげることができるツールです。

 

部下との関係で悩んでいる中間管理職の方には、おすすめのコミュニケーション手法ですので、是非一度お試しください。

 

ヤフーがやっている1on1ミーティングを紹介した以下の本も参考になります。

 

ヤフーの1on1―――部下を成長させるコミュニケーションの技法

ヤフーの1on1―――部下を成長させるコミュニケーションの技法