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議事録の書き方【社会人の基本動作】経験談から解説

 

会議には議事録がつきものですが、この議事録と書く行為は、ビジネスパーソンの基本動作として染み込ませておくべきものです。

私も、社会人に成り立てのとき、事業運営方針を決める月次会議にわけもわからず連れられて、

「じゃあ、議事録、よろしく」

と言われたのきっかけに、そこから5年間、毎月その会議で議事録を書き続けました。

書き始めて半年くらいは議事録に真っ赤に修正が入っていました。

しかし、その甲斐あって、以降の社会人生活で議事録に困ることはなくなり、海外との打合せでも、管理職になった後も、そして独立後も必ず会議では議事録をとるということを癖として根付くまでになりました。

おそらく、私は15年以上の社会人キャリアの中で、様々なタイプの議事録を1,000回くらい書いていると思います。

そんな議事録を書き続けてきた私の経験に基づき、議事録の書き方のポイントや、議事録のパターンなど議事録に関することをこの記事でまとめていきます。

 

議事録を書く目的

議事録を書くためには、何のために書くのかをおさえておく必要があります。

議事録の目的には大きく3つあります。

 

決定事項と次のアクションを明確にするため

そもそも会議をする目的が決定事項と次のアクションを明確にすることです。

したがって、議事録にも、会議で決まった事と、次のアクションを書く必要があります。

 

後から言った言わないの話をなくすため

議事録がなかったり、明確でなかったりすると、後から「言った言わない」の論争になることがあります。

「あのとき、◯◯さんがこう言ったから」

「いや▲▲さんが、言い出したはず」

こんなやりとりを私も何度も見たことありますし、私自身も海外の会社との会議で、不覚にもこういう自体を招いたことがあります。

こうした状況を防ぐためにも議事録は必要です。

 

会議不参加の人でも会議内容がわかるようにするため

会議には、関係者全員が参加するとは限らず、諸事情により欠席する人もいます。

また、元々会議に出席しない人で、議事録だけが会議内容に関する情報源の人もいます。

そうした会議に不参加だった人が、議事録を読むことで、会議で何が決まったのか、何をしないといけないのかを正しく認識することができるようになります。

 

議事録に盛り込むべきポイント

議事録の目的が明確にできると、議事録のポイントを明確にすることができます。

 

日時と出席者を明確にする

当然のことですが、いつ誰が出席したのかを明確にする必要があります。

 

会議の目的が達成できたかを冒頭に書く

先ほども書いたように、会議には目的があるはずなので、当初目的していたゴールを達成できたかを議事録に書きましょう。

これは、冒頭で簡潔に書くことが大事です。

例えば、新商品会議で新商品の目標仕様と価格を決めることが目的だとしたら、議事録の冒頭に「目標仕様は◯◯、価格は■■と決定した」と書きます。

 

主語・納期を明確にする

次のアクションを示す場合は、主語、責任者、納期を示すことが大事です。

日本語の議事録は主語を曖昧にしても書くことができるのですが、例えば、あるアクションを誰がやるのか?というのはとても大事なことなので、意識的に主語を意識して書くようにします。

また、納期も明確にしましょう。

議事録を書いていて、ゴールの日付が明確ではないなと感じたら、その場できちんと納期を確認することを心がけます。

 

決定に至った理由を書く

決定に至った理由も大事です。

会議の内容は時間とともに忘れていくので、ある決定事項がどういう理由で決まったのか?を書き記しておかないと、アクションの結果の振り返りができなくなります。

また、決定の理由が明記さていると、不参加の人にとってもわかりやく透明性の高い議事録になります。

 

パターン別・議事録の書き方

議事録には大きく以下3つのパターンがあります。

  • 発言を一言一句を漏らさず書く
  • 要点だけを書く
  • 同じ項目を時系列に並べて書く

それぞれメリット・デメリットとともに解説していきます。

 

発言を一言一句を漏らさず書く

誰がいつ何を発言したのかを漏らさず書く議事録です。

メリット
議論の背景、誰が何をどういう文脈で発言したのかがわかりやすい。

デメリット
作成するのにも読むのにも時間がかかる。場合によっては、会議を録音して確認する必要がある。

発言者の一言一句が重要になる会議、発言者の発言の責任が重い会議で、このパターンが使われます。

国会の議事録が、その典型です。

しかし、多くの場合、ここまで詳細な議事録は必要とされません。

 

要点だけを書く

決定事項とその背景を簡潔に記すタイプの議事録で、私の知る限りビジネスパーソンが最もよく作成する議事録のパターンです。

メリット
決定事項と理由が簡潔でわかりやすい。作り手の労力が少なくて済む。

デメリット
簡潔に書きすぎると、文脈・背景を別途確認する必要がある。

 

同じ項目を時系列に並べて書く

これは特定プロジェクトの定例会議などで、よく使った議事録です。

例えば、以下のような形でまとめます。

項目 2/3 2/10 2/17 2/24
部品A A社とB社に見積もり依頼をする A社:◯円
B社:◯円の回答、A社と価格交渉する
A社から再度■円の提示を受領。A社を活用する方向とする。
部品B 品質課題が見つかり設計変更中 設計変更サンプルの試験が完了し、設計確定。図面をていsh痛する。 図面提出完了。

これは毎週実施する定例会議で部品ごとに進捗を時系列に示している例です。

1つのプロジェクトで項目が多く、かつ定期的に高頻度で打合せをする場合は、都度議事録を書き起こすよりも、このように項目ごとに時系列で管理した方がわかりやすくなります。

メリット
プロジェクト管理をするときに、前回の決定事項を見ながら、結果と次のアクションを議論しやすい

デメリット
プロジェクトが進むにつれて、膨大な量になってしまう。

 

要点をまとめる議事録ではYWTフレームワークもおすすめ

要点をまとめるタイプの議事録で、私がおすすめしたいのが、YWTフレームワークです。

YWTは以下の頭文字です。

  • Y:やったこと
  • W:わかったこと
  • T:次にやること

YWTを使った議事録のポイントは、以下2つです。

  • やったことに対して、何がわかったかを書く
  • わかったことに対して、次に何をやるかを書く

YWTを活用した議事録を以下に例として載せます。

日時:2020年1月20日 13:00~13:45

場所:第◯会議室

参加者(敬称略):山田、田中、中村、村越

議事内容

新製品Aの価格について、会議前の目標どおり検証すべき項目を明確にできた。

Y(やったこと)

  • 新製品Aの価格を議論した

W(わかったこと)

  • 競合商品の価格帯から、Aの妥当な価格は2,000円~2,500円の間になる。
  • 現状のコストと、自社の標準粗利率を考えると、2,400円が下限になる。
  • 他業界の事例を見ると、業界の一般的な価格よりも上の値付けで成功している例もある。

T(次にやること)

  • Aの価値を競合製品よりも大きく見せて、価格を上げられるかアイデア出しをする。(山田、1/25まで)
  • 現状のコストにどれだけバッファーが見られているか、購買部と協力して精査する。(田中、1/27まで)
  • 次回の会議では、仮の価格設定を踏まえて、インタビューをするユーザー候補を決める。(全員、次回会議にて)

このフレームワークは様々な場面で活用ができて、本ブログでは出張報告書でも活用を推奨しています。

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議事録のフォーマット・ファイル形式

議事録のフォーマットは極端に見にくくなければ、何でもよいでしょう。

一般的には、会社内でこれまで使ってきたフォーマットなどがあると思うので、それに準じて書けばよいはずです。(必要な項目があれば、追加してもよいですし。)

一般的には、パターン別に以下のファイル形式がおすすめです。

パターン ファイル
発言を一言一句を漏らさず書く ワード
要点だけを書く ワードまたはメール本文(ホワイトボードの写真だけというケースもあり)
同じ項目を時系列に並べて書く エクセル

 

議事録を配布するタイミング・理想は会議終了直後

議事録は会議中にPCでドラフトを書き上げて、会議後15分程度でまとめて出すのが最もスマートです。

議事録を書き慣れてくると、会議中にまとめを終わらせて、終了と同時に発信できるようになります。

客先で顧客との打合せの場合は、すぐに出せないケースもあるでしょうから、その場合は、その日のうちか、翌日朝に出すのがよいでしょう。

完成度の高い議事録を素早く仕上げて出すことを徹底していると、まわりからは仕事ができる人として認定されるようになります。

実際に私の経験談としても、議事録を早く書き上げて発信できる人は、例外なく段取りがよく仕事ができる人でした。

逆に、2-3日後のみんなが忘れた頃に議事録が届くと、「あの会議の議事録か、今頃送って来たんだな」と心の中で思っていました。

 

議事録に慣れるとメリット

冒頭に書いたように、私はこれまで多くの議事録を書いてきましたが、議事録を書き慣れることで、次のようなメリットがあったと感じています。

  • 会議での決定事項、責任者、納期の感覚により敏感になる。(目的意識が高まる。)
  • 曖昧な議論になってきたときに、議事録に残せる具体的な議論へと導くことができるようになる。
  • 要点をまとめながら会議を進行できるようになる。(ファシリテーションが上手になる。)

新人のときは、いやいやながらも強制的に議事録を取らされましたが、それに慣れることによって、上記のようなビジネスパーソンとしての基礎を習得することができました。

 

まとめ

以上、議事録の書き方について解説しました。

  • 議事録を書く目的は3つ:1.決定事項と次のアクションを明確にする、2.言った言わないの話しを避ける、3.会議不参加の人にも会議内容を正確に伝える。
  • 議事録を書くときのポイントは4つ:1.日時と参加者を明確にする、2.会議目的が達成できたかを明確にする、3.主語・納期を明確にする、4.決定に至った理由を書く。
  • 議事録のパターンは大きく3つ:1.一言一句を漏らさないパターン、2.要点だけをまとめるパターン、3.時系列に進捗を並べるパターン。
  • 要点まとめ型の議事録では、YWTフレームワークの汎用性が高い。
  • 議事録は会議後、できる限りすぐに送る。それを続けることで、仕事ができる人として認定される。
  • 議事録に慣れると、要点まとめスキル、ファシリテーションスキルが高まり、会議の質を高められるビジネスパーソンになる。

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セーシン
元サラリーリーマン管理職。新規事業、海外駐在などを経験。現在は独立して会社経営。サラリーマン時代に15年の副業歴。 ツイッターアカウントはこちら

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