仕事の効率化

テレワーク/リモートワーク時代に必要な3つのスキルと4つの配慮

 

こんにちは、セーシン(@n_spirit2004)です。

前回の記事で、これから拡大をしていくであろうテレワーク/リモートワークの際に便利なグッズやツールを紹介しました。

しかし、テレワーク時代を乗り切るためには、グッズやツールを用意するだけでなく、相応のスキルやマインドセットも重要になってきます。

私は、サラリーマン時代からテレワークをよく活用していて、海外との打ち合わせも電話やビデオ会議がメインで、直接顔を合わせる機会は3ヶ月や半年に1度程度で仕事を進めていました。

対面では顔を合わせたことがないのに、2-3年仕事をしているという仕事相手もいました。

今回の記事では、そんな経験をもつ私が考える、これからのテレワーク/リモートワーク時代に必要となるスキル・マインドセットについて書いていきます。

 

テレワーク/リモートワーク時代により重要となる3つのスキル

私は、テレワーク時代に必要なスキルは、次の3つだと思っています。

  • 論理思考力
  • シンプルに図解できる能力
  • ファシリテーション能力

これらの能力は、これまでもビジネスパーソンとして重要な能力ではありましたが、テレワーク時代ではますます重要度を増してきます。

詳細を説明していきます。

 

論理思考力

物事を論理的に考える力です。

論理思考力というのは、因果関係を整理できて、それを人に説明できる能力だと考えています。

この因果関係が破綻していると、

  • 何を言っているのかわからない
  • やろうとすることはわかるけど、それが適切かどうかわからない

というような状況に陥ってしまい、コミュニケーションにかかる時間が増えていきます。

対面でコミュニケーションをとる場合は、前提条件の違いをすり合わせたり、相手の勘違いを補正したりすることは容易ですが、オンラインベースのコミュニケーションだと、そうはいきません。

そのため、テレワーク時代では、論理思考力をつけて、相手が容易に理解しやすい発信をしていくことが、ますます重要になってくるのです。

論理思考を鍛えたいなら、以下「ロジカル・ライティング」がおすすめです。

初版は2006年ですが、論理思考力と、それを文章で表現するための基礎が書かれた、今でも色褪せない本です。

その他にも論理思考力のついての本はこちらで紹介しています

 

シンプルに図解できる能力

これに関しては、このようなツイートをしました。

アメリカの東海岸だと、昼夜が逆転しているので、電話会議をするにも朝か夜になってしまうので、頻繁に打ち合わせをするというわけにはいきません。

したがって、メール主体のコミュニケーションになるのですが、片方が送ったメールをもう片方が見るのが朝になり、処理して返すと相手がそれを見るのは翌朝という形になります。

もし、メールに添付されている資料の意味がわからないと、その確認だけで1日を無駄にしてしまいますが、このツイートに出てくる彼のように図解を上手にできると、そうしたロスが無くなります。

テレワークになると、先ほどの項目でも書いたように、対面で聞ける機会が少なくなりますし、聞けても身振り手振りを交えて説明するというわけにはいきません。

そのため、上記のアメリカ人のようなわかりやすい図解をして資料を作る能力が重宝されるようになるのです。

わかりやすく図解するスキルについては、以下の記事で紹介する4冊をおすすめしています。

【おすすめ】図表をわかりやすく作るための本4冊【セーシン図書館】プレゼン資料やグラフ、表をわかりやすく作るのに苦労している方は多いと思います。 今後は働き方改革で無駄な資料は極力排除しようという...

 

ファシリテーション能力

対面会議と違い、相手の表情を読み取れないオンライン会議では、会議のファシリテーション能力も重要になります。

ファシリテーションをするために重要なことは、以下の3つです。

  • 参加者全員から意見を引き出し、主体的に会議に参加させる
  • 相手の言ったことを要約、図解しながら、参加者全員の合意を形成する
  • 意見の対立が起きたときに、論点を整理しながらよりよい解決策を導き出す

対面会議だと、相手の表情を読み取ったり、ホワイトボードを使ったりしながら、会議をリードできますが、オンラインだと使える手段も限られています。

それでも、ZOOMのようなビデオ会議ツールを使う場合なら、パワーポイントのチャートを画面共有しながら、相手の言ったことを文字に打ち込んで、都度合意形成するだけでも打ち合わせを円滑に進められるようになります。

 

テレワーク/リモートワーク時代に必要な4つの配慮

ここまで書いてきたスキルは、テレワーク時代の必要条件ではありますが、十分条件ではありません。

なぜなら、実際にテレワークを上手に進めるには、上記のようなスキルに加えて、もっとオンライン上で円滑に物事が進む配慮が必要になるからです。

詳細を解説していきます。

 

会議前の準備に時間を使う

オンラインで打ち合わせをする場合に、まず大事なのは事前準備です。

  • 事前に議論のたたき台となる資料を作って共有する
  • 参加者に事前にポイントを確認しておいてもらう
  • 可能なら事前に質問を集めておく

このような準備を入念にする必要があります。

なぜなら、オンラインの会議は、対面に比べてダレたり、内職したりしやすい環境になるので、できる限り短時間で集中して終わらせるほうがよいからです。

特に会議の参加者が多くなるほど、ダレたり、内職したりする人の割合は多くなってしまいがちです。

そのためにも、上記のような準備を事前にした上で実施することが大事になってきます。

 

画面の向こうの人を気にかける

先ほども書いたように、オンライン会議だと、対面会議と違って相手の反応が読み取れません。

そんな状況の中で、一方的に言いたいことを言ったり、逆に黙って聞いていたりするだけだと、会議の参加者が不安になってしまいます。

そのため、画面の向こうには常に人がいるという感覚で、その人達の感触を確かめる、あるいは自分が感じている感触を表明することが大事です。

  • 自分が話をするときは、相手に「資料◯ページですが、見えていますか?」、「ここまでで、何か質問はありますか?」、「理解して頂けましたか?」等、相手と双方向のコミュニケーションを促す。
  • 相手が何かを話しているときは、「わかりました」、「そうなんですね」等、適度に相槌をうつ。

私の経験上、オンラインだと対面以上に意識して高頻度でこれらをやることが有効です。

 

自分のタスクの状況を見える化する

リモートワークに慣れるまでの間、管理者によくあるのが、次のような不安です。

あいつ、サボってないか?ちゃんと仕事しているかな?

本来はリモートワークに限らず、仕事は業務時間ではなく、アウトプット・達成できたことで評価をされるべきです。

しかし、決められた時間をオフィスで仕事することに感覚が慣れていると、どうしても業務時間にきちんと仕事をしているか?が気になってしまいます。

だからといって、業務時間中ずっとオンラインでつないで監視するのは、監視する側にも監視される側にも窮屈です。

そこで、大事になるのが自分のタスクを見える化しておくことも大事です。

何をどこまでやる予定なのか?

何がどこまで進んでいるのか?

こうしたことを常に上司や同僚にはオープンにしておきましょう。

また、次のようなことを聞くだけでも、上司からするとタスクが見える化できて、安心材料の1つになります。

「◯◯がわからないのですが、一旦空白のまま進めてよいですか?」

「一旦添付のとおり完成していますが、方向性は合っていますか?」

ちなみに本ブログで何度か取り上げているトレロを活用すると、チーム全員のタスクを一元管理・見える化できるので、仕事をしているか?ではなくアウトプットで管理したいときにおすすめです。

テレワークでも便利【トレロの使い方】チームのタスク管理におすすめのツール こんにちは、セーシン(@n_spirit2004)です。 以前の記事でWIPボードの有効性について書きました。 WI...

 

こまめにコミュニケーションをとる

最後に配慮したいことが、こまめにコミュニケーションをとることです。

コミュニケーションには、話をすることだけでなく、表情やしぐさみたいなことも含みますが、物理的に会う機会がなくなると、そうしたコミュニケーションの頻度は大きく減少します。

たまにオンラインで雑談をしてみたり、

「別件で**を調べていたら、参考になりそうな情報があったので共有します」

というように、少し仕事のこととは違うことをオンライン上のトピックに織り交ぜることも有効です。

また、人間は同じ人や物に接する回数が増えるほど、その対象に対して好印象を持つようになる「単純接触効果」というものがあります。

そうした観点からも、物理的に接する機会が少なくなる在宅での仕事では、こまめに仲間とコミュニケーションをとることは大事です。

とはいえ、オンラインで雑談ばかりになってはまずいので、最初は頻度を多めにしておいて、オンライン上でのお互いの距離感を掴んだところで、コミュニケーションの頻度を落としていくのがよいでしょう。

 

まとめ

以上、テレワーク時代に身につけるべきスキルと配慮について解説しました。

  • テレワーク時代により重要視されるスキルは、「論理思考力」、「シンプルに図解できる能力」「ファシリテーション能力」の3つ。
  • 上記とは別に、「会議前の準備に時間を使う」、「画面の向こうの人を気にかける」、「自分のタスクの状態を見えるようにしておく」、「こまめにコミュニケーションをとる」という4つの配慮が重要。

 

 

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セーシン
元製造業のリーマン管理職。海外駐在や新規事業を経験後、40代で独立し複数の会社から業務を受託するフリーランスにキャリアチェンジ。国内外の仕事を受けています。ウェブサイト運営歴15年、20代からの学びをこのブログにまとめています。 ツイッターアカウントはこちら
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