仕事術

テレワーク時代に必要な3つのスキル・能力と打合せを円滑進めるための4つの配慮

 

世の中の変化により、テレワークが市民権を得てきています。

そんな中で、以下のような悩みもよく聞かれます。

オンライン会議がうまくいかない

メンバーとのコミュニケーションが取りづらい

私は、サラリーマン時代からテレワークをよく活用していましたし、そもそも海外との打ち合わせも電話やビデオ会議がメインでした。

海外のメンバーとは、直接顔を合わせる機会は3ヶ月や半年に1回だけというケースも多く、中には対面では顔を合わせたことがないのに、2-3年仕事をしているという相手もいました。

この記事では、そんな私の経験も踏まえて、テレワーク時代に必要となるスキル・能力について書いていきます。

上記の悩みを払拭できるきっかけとなれば幸いです。

>>伝わる!引き出す!リモートワーク会議術【入門編】

 

テレワーク時代により重要となる3つのスキル

テレワークになると、対面のように細かいニュアンスを表情や雰囲気で伝えるのが難しくなります。

そのため、画面越し、またはメッセージ越しに、相手に明確に意図が伝えられる能力が必要になってきます。

「ほら、何とかわかるでしょ」

では通用しなくなるのです。

そうなると、次の3つの能力が、これまで以上に重要視されるようになります。

  • 論理思考力
  • シンプルに図解できる能力
  • ファシリテーション能力

詳細を説明していきます。

 

論理思考力

論理思考力は、因果関係を整理できて、それを人に説明できる能力と言えます。

この因果関係が破綻したままコミュニケーションをとると、

  • 何を言っているのかわからない
  • やろうとすることはわかるけど、それが適切かどうかわからない

という状況に陥ってしまい、コミュニケーションにかかる時間が増えていきます。

対面でコミュニケーションをとる場合、前提条件の違いをすり合わせたり、相手の勘違いを補正したりすることは容易ですが、オンラインベースのコミュニケーションだと、そうはいきません。

そのため、テレワーク時代では、論理思考力をつけて、相手が容易に理解しやすいロジックで話す、書くことがこれまで以上に求められるようになります。

 

シンプルに図解できる能力

これに関しては、このようなツイートをしました。

アメリカの東海岸だと、日本と昼夜が逆転しているので、電話会議も朝か夜になるので、頻繁に打ち合わせをするわけにはいきません。

したがって、メール主体のコミュニケーションになるのですが、片方が送った朝送ったメールをもう片方が見るのが翌朝になり、処理して返すと相手がそれを見るのはさらに翌朝という形になります。

つまり、メールの往復だけで丸2日要することになります。

もし、メールに添付されている資料の意味がわからないと、その確認だけで1日を無駄にしてしまいますが、このツイートに出てくる彼のように上手に図解できていると、そうしたロスが無くなります。

テレワークになると、先ほどの項目でも書いたように、対面で聞ける機会が少なくなりますし、聞けても身振り手振りを交えて説明するというわけにはいきません。

そのため、上記のアメリカ人のようなわかりやすい図解をして資料を作る能力が重宝されるようになるのです。

 

ファシリテーション能力

対面会議と違い、相手の表情を読み取れないオンライン会議では、会議のファシリテーション能力も重要になります。

ファシリテーションをするために重要なことは、以下の4つです。

  • オンライン越しでも参加者全員を会議冒頭からトップギアに持っていく
  • 参加者全員から意見を引き出し、主体的に会議に参加させる
  • 相手の言ったことを要約、図解しながら、参加者全員の合意を形成する
  • 意見の対立が起きたときに、論点を整理しながらよりよい解決策を導き出す

大人数の会議だと、まずは会議冒頭で参加者全員を会議に入り込ませる必要があります。

そのためには、会議で議論すべきこととゴールを明確に伝えて、会議を取り仕切る能力が必要です。

対面会議だと、相手の表情を読み取りながら、遠慮がちにファシリテーションできたかもしれませんが、オンラインだと遠慮なく切り込んでいく図太さが要求されます。(特に、日本人は表情が見えないと不安になるので、その不安を一旦脇に置いておく必要があります)

また、相手の行ったことを要約して、ときには図解しながら合意形成を図る必要もあります。

対面だとホワイトボードを使って会議をリードできますが、オンラインだと使える手段も限られています。

例えば、パワーポイントのチャートを画面共有しながら、相手の言ったことを文字に打ち込んだり、簡単な図解を示したりして都度合意を図るようなテクニックも必要です。

ファシリテーションを上手にやろうとすると、必然的にPCの操作能力も要求されます。

 

テレワーク時代に打合せを円滑に進める4つの配慮

ここまで書いてきた能力・スキルは、テレワーク時代の必要条件ではありますが、十分条件ではありません。

なぜなら、実際にテレワークを上手に進めるには、上記のようなスキルに加えて、もっとオンライン上で円滑に物事が進む配慮が必要になるからです。

詳細を解説していきます。

 

会議前の準備に時間を使う

オンラインで打ち合わせをする場合に、まず大事なのは事前準備です。

  • 事前に議論のたたき台となる資料を作って共有する
  • 参加者に事前にポイントを確認しておいてもらう
  • 可能なら事前に質問を集めておく

このような準備を入念にする必要があります。

なぜなら、オンラインの会議は、対面に比べてダレたり、内職したりしやすい環境になるので、できる限り短時間で集中して終わらせるほうがよいからです。

そのためにも、上記のような準備を事前にした上で実施することが大事になってきます。

 

画面の向こうの人を気にかける

先ほども書いたように、オンライン会議だと、対面会議と違って相手の反応が読み取れません。

そんな状況の中で、一方的に言いたいことを言ったり、逆に黙って聞いていたりするだけだと、会議の参加者が不安になってしまいます。

そのため、画面の向こうには常に人がいるという感覚で、その人達の感触を確かめる、あるいは自分が感じている感触を表明することが大事です。

  • 自分が話をするときは、相手に「資料◯ページですが、見えていますか?」、「ここまでで、何か質問はありますか?」、「理解して頂けましたか?」等、相手との双方向のコミュニケーションを促す。
  • 相手が何かを話しているときは、「わかりました」、「そうなんですね」等、適度に相槌をうつ。

私の経験上、オンラインだと対面以上に意識して高頻度でこれらをやることが有効です。

 

自分のタスクの状況を見える化する

リモートワークに慣れるまでの間、管理者によくあるのが、次のような不安です。

あいつ、サボってないか?ちゃんと仕事しているかな?

本来はリモートワークに限らず、仕事は業務時間ではなく、アウトプット・達成できたことで評価をされるべきです。

しかし、決められた時間をオフィスで仕事することに感覚が慣れていると、どうしても業務時間にきちんと仕事をしているか?が気になってしまいます。

だからといって、業務時間中ずっとオンラインでつないで監視するのは、監視する側にも監視される側にも窮屈です。

そこで、大事になるのが自分のタスクを見える化しておくことも大事です。

「何をどこまでやる予定なのか?」

「何がどこまで進んでいるのか?」

こうしたことを常に上司や同僚にはオープンにしておきましょう。

また、次のようなことを聞くだけでも、上司からするとタスクが見える化できて、安心材料の1つになります。

「資料作成で◯◯の部分がわからないのですが、一旦空白のまま進めてよいですか?」

「一旦添付のとおり完成していますが、方向性は合っていますか?」

ちなみに本ブログで何度か取り上げているトレロを活用すると、チーム全員のタスクを一元管理・見える化できるので、仕事をしているか?ではなくアウトプットで管理したいときにおすすめです。

【無料で使える】トレロの使い方【テレワーク時代のタスク管理にもおすすめのツール】 以前の記事で、WIPボードを使うことで、チームメンバーのタスクが可視化できて、 誰が今日何をするのか? どのよう...

 

こまめにコミュニケーションをとる

最後に配慮したいことが、こまめにコミュニケーションをとることです。

コミュニケーションには、話をすることだけでなく、表情やしぐさみたいなことも含みますが、物理的に会う機会がなくなると、そうしたコミュニケーションの頻度は大きく減少します。

仕事と全く無関係な雑談がしにくいのであれば、

「別件で**を調べていたら、参考になりそうな情報があったので共有します」

などと仕事とすぐに関係のないことをオンライン上のトピックに織り交ぜることもコミュニケーションのきっかけとして有効です。

また、人間は同じ人や物に接する回数が増えるほど、その対象に対して好印象を持つようになる「単純接触効果」というものがあります。

そうした観点からも、物理的に接する機会が少なくなる在宅での仕事では、こまめに仲間とコミュニケーションをとることは大事です。

とはいえ、オンラインが仕事と関係のない話ばかりになってはまずいので、最初は頻度を多めにしておいて、オンライン上でのお互いの距離感を掴んだところで、コミュニケーションの頻度を落としていくのがよいでしょう。

 

まとめ

以上、テレワーク時代に身につけるべきスキルと配慮について解説しました。

  • テレワーク時代により重要視されるスキルは、「論理思考力」、「シンプルに図解できる能力」「ファシリテーション能力」の3つ。
  • 上記とは別に、「会議前の準備に時間を使う」、「画面の向こうの人を気にかける」、「自分のタスクの状態を見えるようにしておく」、「こまめにコミュニケーションをとる」という4つの配慮が重要。

 

テレワークの生産性アップに役立つオンライン講座

ここまで書いてきたように、テレワークになると論理思考力やコミュニケーション能力など、これまでのビジネスパーソンに必要とされていたスキルが、より高いレベルで要求されるようになります。

こうした能力をいち早く身につけておくことで、同僚よりも一歩先を行けるようになること間違いなしです。

最近だと、オンライン動画でビジネススキルをじっくり学べる動画も多数あります。

例えば、シリコンバレー発祥のUdemyには、15万を超える講座があり、テレワークに必要なスキルを伸ばすを講座も多数あります。

ここではテレワーク時代に役立つ2講座を紹介します。

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