仕事の段取り力を鍛える【5つのステップでロジカルに段取りをする】

仕事をする上で、重要な要素の1つとして「段取り」があります。

「段取り八分、仕事二分」（※）と言われるとおり、段取りは仕事における重要性が高いものとして知られています。

（※）事前の段取りを抜かり無くやれば、仕事の80%は完了したも同然という意味

一方で、段取りが不十分なために、重要な商談や会議がうまくいかなった事例は山のようにあります。

段取り力とは要領のよさだと思われがちですが、実際には段取りのステップを正しく学べば、誰でも段取り力を鍛えることができます。

逆に言うと、丁寧にステップを経ないと、ベテランのビジネスパーソンであっても、段取り不足による失敗を招いてしまうケースもあるのです。

この記事では、仕事ができる人になるための段取り力を鍛える5つのステップを順に紹介していきます。

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ステップ1：仕事の完了目標を定義する

段取り力を鍛えるためには、まず仕事の完了目標を明確に定義する必要があります。

そもそも仕事の完了目標が定義できていないと、段取り自体が無駄になってしまうこともあるからです。

多くの仕事は、次の誰かの仕事とつながっています。

したがって、完了目標は自分視点で考えるのではなく、仕事を受け取る側の立場で考えることが大事なのです。

たとえば、上司から次のような依頼を受けたとしましょう。

「Aさん、この資料、今度の会議に必要だから作ってくれないかな？」

このときの仕事の完了目標は何でしょうか？

資料を作って上司に提出することです。

もし、これが完了目標だと思ってしまうと、後で大きな手戻りを招く可能性があります。

なぜなら、上司が期待していることは、Aさんに資料を作ってもらうことではなく、会議で自分が説明できる資料を準備することだからです。

そうすると、単に資料を作って上司に提出するだけでは、目標を十分に達成できているとは言えないでしょう。

このように、相手が仕事の結果として期待していることが完了目標になるのです。

完了目標は頭の中でぼんやりと考えるのではなく、明確に言語化することで目標設定を間違えないようになります。

たとえば、上司への資料提出に関しては、完了目標を次のように言語化できます。

上司が「これなら手直しなしで会議に出せるね。ありがとう。」と言って資料を受け取ってくれる。

この完了目標だと、単に上司に資料を提出するという目標に比べて、資料に求められる品質レベルもより解像度高く考えられるようになります。

当たり前のことに思えるかもしれませんが、いくら段取りを組む力があってもゴール設定を間違えてしまえば全てが無駄になってしまうので、意外と大事なことです。

もし、ゴール設定を相手に確認できるなら、確認をとってもよいでしょう。

このケースだと、上司に「私の理解は合っていますか？」と確認をとればより確実です。

なお、完了目標はできるだけ目標に到達したことが測れるものにするのがよいでしょう。

上の例であれば、「これなら手直しなしで会議に出せるね。ありがとう。」と上司が言ってくれれば達成なので、測れる目標だと言えます。

完了目標を定義できたら、次に完了目標を達成するためのタスクを洗い出します。

たとえば、以下のようにタスクを洗い出すことができます。

ここでのポイントは、上司のチェックが1回では終わらないことを前提にして、上司に途中の状態を見せることを予めタスクに織り込んでいることです。

手直しが発生することが不可避だと思われる場合は、そのタスクを予め見込んでおくことも段取り力を上げるためには大事です。

言い換えると、タスクを洗い出す段階では、先々に起こるリスクを考えておくことが重要なのです。

タスクの洗い出しが完了したら、タスク同士を時系列につなげていきます。

先ほど挙げたタスクを例にすると、以下のように並べることができます。

時系列に並べる際のコツは以下の2つです。

タスク同士の因果関係を意識する（どのタスクの後に、どのタスクがあるのか間違えないように整理する）
完了目標と、今日、今からでもやれるタスクまで繋ぐ（もし今日からスタートできないタスクしかなければ、洗い出したタスクの前に今日からスタートできるタスクがあるはずなので、そのタスクを特定する）

タスク同士の因果関係がロジカルに整理できていて、今日から取り組めるタスクが明確ならば、完了目標に向けての道筋が明確になっていることを意味します。