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事務作業を苦手にする人が考えるべき【3つのこと】

事務作業を苦手とする人が考えるべき【3つのこと】

 

事務作業が苦手で面倒に感じてしまうけど、どうにかならないかな。。。

仕事をしていると、どうしてもデータ入力したり、書類を書いたりする事務作業が出てきます。

「苦手なことは仕方がない」と放置したままにしてしまいがちですが、少し工夫するだけで事務作業を効率よくできる方法はあります。

この記事では、事務作業を苦手にする人が、効率化するためにやるべき対処法を3つ紹介します。

 

対処法1:事務作業を集中的にやる時間を作る

1つめは、事務作業に集中できる時間を作ることです。

事務作業は苦手という人を見ていると、事務作業をやっているときに他の仕事が気になってしまい、

事務作業を少しやる ⇒ 他の仕事をやる ⇒ また事務作業をやる ⇒ ・・・以降繰り返し

となっているケースをよく見かけます。

このように仕事を行ったり来たりしていると、仕事の集中力を大きく阻害されて、時間も多くかかるようになります。

本当にそうなるか?は、以下のテストをしてみるとよくわかります。

以下の3つの文字、アルファベット、図形を埋めていく作業を考えます。

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L











 

ここで2つのやり方があります。

  1. 1、A、●、2、B、▲、3、C、■・・・と横に順番に書いていく
  2. 1、2、3、4、5・・・と数字を終えて、A、B、C、D、E・・・とアルファベットというように縦に順番に片付ける

どちらのやり方が早く仕事が完成するでしょうか?

実際にやってみるとわかりますが、横にやると、縦にやるのに比べて1.5倍から2倍くらいの時間がかかります

同じように、事務作業と他の仕事を行ったり来たりしていると、事務作業が終わるのに多くの時間がかかるので、どうしても苦手意識が芽生えてしまいます。

したがって、事務作業をやるときは、事務作業だけに集中できる時間を作ることが大事なのです。

最も簡単な方法は、事務作業をやる時間を予め決めて、スケジュール帳などに書いておくことです。

10月20日 14:00-15:00は事務作業を集中的にやる時間

と決めてしまいます。

ここで、複数の事務作業を行ったり来たりしてしまうと意味がなくなるので、やる順番まで決めてしまいます。

  • A社向け請求書を作る
  • B社向け請求書を作る
  • ●●の申請書を作る
  • ××の書類を書く

など、順番を決めておいて、そのとおりにやるのです。

そうすることで、他の仕事と並行してやるよりも、半分の時間で事務作業を終わらせることができます。

なお、上記の考え方を仕事の優先順位に応用する考え方を以下の記事にまとめています。

【たった1つ】 仕事の優先順位を つけられない人がやるべきこと
【たった1つ】仕事の優先順位をつけられない人がやるべきこと このような悩みを持っているビジネスパーソンも多いかと思います。 私も様々な仕事をしていましたが、仕事の優先順位をつ...

 

対処法2:事務作業を部分的に他の人にお願いする

集中的にできる時間を作ったとしても、スキル的に苦手な部分は簡単には克服できません。

例えば、以下のような人です。

エクセルで数字を作るのはそこまで苦手ではないけど、ワードで書類を作るのが苦手なんだよなあ。。。

こういう人は、仕事を部分的に他の人にお願いする方法を考えてみましょう。

具体的には、以下の2つです。

  • 社内で得意な人にお願いする
  • 外部に作業を委託する

 

社内で得意な人にお願いする

社内に得意な人がいる場合は、その人にお願いするのも一案です。

ただし、その人が自分の部下でなければ、一方的にお願いするだけではうまくいかないでしょう。

その人が苦手とする仕事を代わりに手伝ってあげることで、WIN-WINになるかもしれません。

 

外部(スキルシェア)に作業を委託する

社内で探せない場合は、外部に委託する方法があります。

委託先としては、簡単に利用できるのがスキルシェアです。

スキルシェアとは、得意なスキルを持つ人が出品しているスキルを購入して、そのスキルを生かして作業をしてもらえるサービスです。

スキルシェアのメリットは以下のとおりです。

メリット
  • 複数の出品者から価格と納期を比較して選べる
  • 出品者の評価(星印)を見てから判断できる
  • 土日対応、短納期対応できるワーカーが多い
  • 依頼したい専門分野に特化している人を選べる
デメリット
  • 出品者と直接コミュニケーションをとる必要がある
  • チャット内で仕事が完結するので、指示を明確にしないと意図しない納品物になるときがある

スキルシェアの最大手は、ココナラです。

ココナラには、様々な分野のスキルを持った人が自身のサービスを出品しています。

例えば、ココナラで事務作業を代行できる人を探すと以下のように出品者が出てきます。(画像は数百件のうちの一部です)

ココナラ事務作業出品者

金額はピンきりですが、1時間1,000円~1,500円くらいから受注している人もいます。

1時間単位で仕事をお願いできる人も多数いるので、好みにあわせて選ぶことができます。

まずは出品者を選んで興味を持ったら、「見積り・カスタマイズの相談をする」から、やって欲しいこと、費用、納期などを相談してみましょう。

事務作業を含めて、書類作成を代行できるサービスを以下にまとめているので、あわせてご覧ください。

【比較】 書類作成を代行できるサービス 【料金相場は?】
【比較】書類作成を代行できるサービス6選【料金相場、メリット・デメリット】 「請求書」や「申込書」などの書類作成は、ビジネスを進める上で必須の作業なので、多少面倒でも「自分で何とかしなきゃ」と思っ...

 

対処法3:事務作業を全面的に他の人にお願いする

そもそも、事務作業全般が本当に苦手、あるいはとても集中できる時間をとれないという方は、全面的に他の人に委託する方法を考えてみましょう。

こういう人を、社内で見つけるのは困難だと思うので(そもそもいたら困っていないはずなので)、社外で探すしかなさそうです。

先ほど紹介したココナラでアシスタントを探す方法もありますが、オンラインアシスタントに一括して依頼した方が手間がかかりません。

外部のオンラインアシスタントに委託する

オンラインアシスタントとは、オンラインでは事務作業を含めて秘書的な業務全般をサポートできるサービスです。

依頼主とワーカーの間に、オンラインアシスタント会社の人間が1人入るので、適宜交通整理をしながら業務をサポートしてくれます。

ンラインアシスタントには、以下のメリット・デメリットがあります。

メリット
  • 書類作成以外に事務仕事(経理、総務、人事、リサーチなど)を総合的にサポートしてもらえる
  • 仕事の内容に合わせてチームを組んで複数人でサポートしてくれる
  • 雑務全般をサポートする前提なので、レスポンスも早い
  • 継続的に資料作成を依頼すれば、クラウドソーシングや資料作成専門サービスよりも割安にできる
デメリット
  • 契約を3ヶ月単位などまとめる必要がある(ただし無料お試しなどあり)

オンラインアシスタントには、様々な会社がありますが、以下の2社は無料トライアルがあります。

価格と品質のバランスがよい:フジ子さん

【フジ子さん】は、過去に企業で高い実務能力を発揮していた20代~40代の子育てママをメインに、チームを組んで会社の業務をサポートしてくれるサービスです。

サポートしてくれる人は、正社員、契約社員、業務委託など様々です。

会社が間に入って采配をふるってくれますし、採用試験で人を厳選もしているので、安心してアウトプットを受け取ることができます。

料金プラン PLAN20:実働20時間/月 1ヶ月:47,000円(2,350円/時間)
PLAN30:実働30時間/月 1ヶ月:69,000円(2,300円/時間)
PLAN50:実働50時間/月 1ヶ月:99,000円(1,980円/時間)

業務依頼までのフロー

  1. フジ子さんの公式ページから問い合わせをする
  2. 具体的な依頼業務のすり合わせをする
  3. 提案業務でトライアルをする
  4. トライアルの結果を踏まえて本契約する
  5. オンラインアシスタントとして活動してもらう

▼▼公式ページ▼▼

【フジ子さん】

無料トライアルあり/

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オフライン業務にも対応していて、領収書・名刺・書類などをi-staffに送付すると、整理やファイリングもやってくれます。

アシスタントは、20~50代の女性が中心です。

料金プラン 3ヶ月プラン:114,000円/月(3,800円/時間)
6ヶ月プラン:93,000円/月(3,100円/時間)
12ヶ月プラン:81,000円/月(2,700円/時間)
30時間/月~、土日・深夜プランも相談可能

業務依頼までのフロー

  1. アイスタッフの公式ページから問い合わせをする
  2. 具体的な依頼業務のすり合わせをする
  3. 提案業務でトライアルをする
  4. トライアルの結果を踏まえて本契約する
  5. オンラインアシスタントとして活動してもらう

▼▼公式ページ▼▼

【アイスタッフ】

無料トライアルあり/

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フジ子さんや、アイスタッフ以外のオンラインアシスタントサービスについては、以下の記事で詳細を解説しています。

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まとめ

以上、事務作業を苦手にする人が考えるべき3つのことでした。

  • 事務作業を苦手に感じている人は、まず事務作業に集中する時間を決めて、その時間に事務作業以外をやらないようにする。事務作業が複数ある場合は、順番を決めて集中して1つずつ片付ける。
  • 一部の苦手分野を他の人にお願いする方法もある。社内で依頼する方法と、社外に委託する方法があるが、社外だとスキルシェアの最大手ココナラで事務作業を代行できる人を探すのがおすすめ。
  • 全面的に他の人に事務作業をお願いしたい場合は、オンラインアシスタントがおすすめ。価格と品質のバランスがよい【フジ子さん】や、採用基準の厳しい【アイスタッフ】には無料トライアルがある。

 



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